আপনি Word-এ এক-একটি নথিতে ব্যবহার করা সমস্ত ডেটা টাইপ করতে হবে না। সফ্টওয়্যারটিতে অন্যান্য প্রোগ্রাম থেকে ডেটা আমদানির জন্য ব্যাপক ফাংশন রয়েছে। এই নিবন্ধে আমরা আপনাকে এক্সেলের মতো অন্যান্য প্রোগ্রাম থেকে ডেটা আমদানি এবং লিঙ্ক করার সম্ভাবনা দেখাব।
আপনার যদি অফিস সিরিজের অন্যান্য প্যাকেজ থাকে, Word আপনার নথিতে সেই প্রোগ্রামগুলি থেকে ডেটা আমদানি করার সম্ভাবনা অফার করে৷ এটি একটি এক্সেল শীট বা অ্যাক্সেস, ঠিকানা ডেটা বা স্লাইড থেকে ডেটা সম্পর্কিত কিনা; আপনি সহজেই তাদের আপনার Word নথিতে লিঙ্ক করতে পারেন। অন্যান্য প্রোগ্রাম থেকে ডেটা লিঙ্ক করার সুবিধা হল যে আপনাকে শুধুমাত্র একবার উৎস প্রোগ্রামে ডেটা পরিবর্তন করতে হবে। Word তারপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নথিতে পরিবর্তন স্থানান্তর করবে। কখনও কখনও আপনাকে সেই ডেটা রিফ্রেশ করতে হবে।
01 এক্সেল থেকে ডেটা আমদানি করুন
এক্সেল ব্যাপকভাবে ডেটা প্রবেশের জন্য ব্যবহৃত হয়। কিন্তু কখনও কখনও আপনি সরাসরি ডেটা লিঙ্ক না করেই Word-এ একটি Excel ফাইলের অংশ অন্তর্ভুক্ত করতে চান। উদাহরণস্বরূপ একটি (ক) টেবিলের অংশ। Word এবং Excel উভয়েরই বিস্তৃত কপি এবং পেস্ট ফাংশন নিশ্চিত করে যে ফর্ম্যাটিং সহ ডেটা আপনার নথিতে স্থানান্তর করা যেতে পারে। এই উদাহরণে, আমরা এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ফর্ম্যাট না করে একটি সাধারণ টেবিল কপি করব। আমরা সমস্ত ঘর নির্বাচন করি, ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন অনুলিপন করতে.
02 সঠিক বিন্যাস নির্বাচন করা
এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ডেটা যেভাবে রাখা হয় তা নির্ভর করে পরবর্তীতে আপনি যে পেস্ট ফাংশনটি বেছে নিয়েছেন তার উপর। Word-এ আপনি আপনার নথিতে আপনার ডেটা বিভিন্ন উপায়ে রাখতে পারেন: বিন্যাস সহ পেস্ট করুন, একটি চিত্র হিসাবে পেস্ট করুন বা বিন্যাস ছাড়াই পেস্ট করুন। পেস্টের বিকল্পগুলি যেগুলি উপলব্ধ হয় তা নির্ভর করে ক্লিপবোর্ডে কী ধরণের ডেটা রাখা হয়েছে তার উপর৷ আপনি যদি Excel থেকে একটি টেবিল কপি করেন, তাহলে আপনার Word নথিতে নোটপ্যাড থেকে প্লেইন টেক্সট পেস্ট করার চেয়ে আপনার কাছে আরও বেশি পেস্ট বিকল্প রয়েছে।
আপনি যদি এক্সেল থেকে ডেটা ফর্ম্যাটিং ছাড়াই ওয়ার্ডে পেস্ট করতে চান, তাহলে মেনুতে ডানদিকের বোতামটি 'শুধু পাঠ্য রাখুন' বেছে নিন। ওয়ার্ড তারপর এক্সট্রা ছাড়া সরাসরি এক্সেল থেকে ডেটা পেস্ট করে। টেবিলের প্রতিটি সারি একটি পৃথক লাইনে আটকানো হয়।
03 বিন্যাস-সংরক্ষণ টেবিল
যদি টেবিলটি সীমানা, রঙ, বিভিন্ন ফন্ট এবং রঙিন কক্ষ সহ এক্সেলে ফর্ম্যাট করা হয় এবং আপনি এটিকে ওয়ার্ডে এক থেকে এক অনুলিপি করতে চান তবে ফাংশনের জন্য পেস্ট বিকল্পগুলি থেকে বেছে নিন সোর্স ফরম্যাটিং রাখুন.
এক্সেল থেকে একটি টেবিল কপি করার সময়, ওয়ার্ডের ডেটাও একটি টেবিলে রাখা হয়। এর সুবিধা হল আপনি এখন ডেটা আরও সম্পাদনা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে টেবিলের নকশা সামঞ্জস্য করতে পারেন। Word-এ পেস্ট করা টেবিলে ক্লিক করলে রিবনেও ট্যাব দেখা যাবে টেবিল ডিজাইন উপলব্ধ নির্বাচিত টেবিলের সাথে আপনি অবিলম্বে একটি ভিন্ন নকশা প্রয়োগ করতে পারেন।
আপনি যদি শুধুমাত্র একটি ঘর, সারি বা কলাম সামঞ্জস্য করতে চান, মাউস দিয়ে এটিতে ক্লিক করুন এবং আপনি এর বৈশিষ্ট্য পরিবর্তন করতে পারেন।
04 এক্সেল থেকে ডাইনামিক ডেটা
কখনও কখনও এটি ঘটতে পারে যে Excel এর ডেটা যা আপনি আপনার Word নথিতে ব্যবহার করতে চান তা গতিশীল। অর্থাৎ, এক্সেল ফাইলের ডেটা সময়ের সাথে পরিবর্তন হতে পারে। তারপর এটি গুরুত্বপূর্ণ যে Excel থেকে ওয়ার্ডে রাখা ডেটা সবচেয়ে সাম্প্রতিক। Excel এ ডেটার লিঙ্ক সংরক্ষণ করার সময় আপনি Word এ ডেটা পেস্ট করতে পারেন। আপনি বা অন্য কেউ যদি Excel-এ আসল ডেটা পরিবর্তন করেন, সেই পরিবর্তনগুলি Word-এও বাস্তবায়িত হবে। এটি কাজ করার জন্য, আপনাকে এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে একটি বিশেষ উপায়ে ডেটা পেস্ট করতে হবে। সেক্ষেত্রে, মেনু থেকে . এর জন্য পেস্ট নির্বাচন করুন লিঙ্ক এবং উত্স বিন্যাস রাখা.
ডাটা ওয়ার্ডে পেস্ট করা হলে দেখবেন টেবিলে একটি ভিন্ন ফাংশন দেওয়া হয়েছে। আপনি যদি ডান মাউস বোতাম দিয়ে ঘরগুলির একটিতে ক্লিক করেন, আপনি তালিকায় একটি নতুন বিকল্প দেখতে পাবেন, যথা লিঙ্ক আপডেট করুন. যদি Excel এ ডেটা পরিবর্তন করা হয় তবে এটি সরাসরি Word এ পরিবর্তন করা হবে না। নথির মালিক হিসাবে আপনি তাই পছন্দ করে টেবিলে সর্বশেষ ডেটা প্রদর্শন করতে পারেন লিঙ্ক আপডেট করুন.
05 ফরম্যাট করা টেবিল
ঘটনাক্রমে, এই ফাংশনটিও কাজ করে যখন টেবিলের মূল বিন্যাস Excel এ পরিবর্তিত হয়। যত তাড়াতাড়ি, উদাহরণস্বরূপ, রঙ বা লাইনের বেধ Excel এ পরিবর্তিত হয় এবং আপনি Word এ নির্বাচন করেন লিঙ্ক আপডেট করুন, তারপর সেই পরিবর্তনগুলিও Word এ প্রতিফলিত হয়। এটি অবশ্যই আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টের লেআউটের অসুবিধাও থাকতে পারে। ভাগ্যক্রমে, এর জন্য একটি সমাধান আছে। আপনি যদি চান যে শুধুমাত্র এক্সেলের কক্ষের ডেটা অনুলিপি করা হোক, তবে ফর্ম্যাটিং নিজেই নয়, পেস্ট বিকল্পটি বেছে নিন টার্গেট লিস্ট লিঙ্ক করা এবং ব্যবহার করা. টেবিলটি এখন Word-এ বিন্যাস না করেই অনুলিপি করা হয়েছে, কিন্তু কোষের ডেটা নিজেরাই এক্সেলের সাথে সংযুক্ত থাকবে এবং আপনি বেছে নেওয়ার পরে যেকোনো পরিবর্তন সংরক্ষণ করা হবে লিঙ্ক আপডেট করুন Word এ বাস্তবায়িত।
যদি এক্সেলের টেবিলটি ডিজাইন-প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে পরিবর্তিত হয়, তাহলে Word-এ টেবিলের বিন্যাসে এর আর কোনো প্রভাব নেই।
06 চিঠি এবং মেইলিং তৈরি করুন
আপনি একাধিক ঠিকানায় একটি চিঠি পাঠাতে Word ব্যবহার করতে পারেন। সৌভাগ্যবশত, এর জন্য আপনাকে প্রতিটি ঠিকানার জন্য একটি পৃথক চিঠি তৈরি করতে হবে না, তবে আপনি একটি আদর্শ চিঠি তৈরি করতে পারেন। একটি স্ট্যান্ডার্ড চিঠি দিয়ে আপনি সহজেই অনেক লোককে একটি চিঠি পাঠাতে পারেন। আপনি নাম, ঠিকানা এবং বসবাসের স্থানগুলির সাথে একটি ডাটাবেসকে এই ধরনের একটি স্ট্যান্ডার্ড চিঠিতে লিঙ্ক করুন। আপনি খাম মুদ্রণের জন্য এই ফাংশনটি ব্যবহার করতে পারেন। এই উদাহরণে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নথিতে ঠিকানা যোগ করতে হয়।
07 ঠিকানা ক্ষেত্র তৈরি করুন
আপনার নথিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নাম এবং ঠিকানা সন্নিবেশ করার জন্য Word এর একটি বিশেষ বৈশিষ্ট্য রয়েছে। রিবনে আপনি এটির জন্য একটি পৃথক ট্যাব পাবেন, যাকে বলা হয় ডাক তালিকা. সেখানে আপনি একটি বিদ্যমান মেলিং তালিকার সাথে Word লিঙ্ক করতে পারেন, অথবা আপনি এখান থেকে একটি নতুন তালিকাও তৈরি করতে পারেন।
আপনার কাছে প্রথমে ঠিকানাগুলির একটি তালিকা থাকতে হবে। আপনি নিজে এগুলি Word-এ তৈরি করতে পারেন, তবে আপনি Word-এর সাথে লিঙ্ক করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, ঠিকানা ডেটা বের করার জন্য Excel। আমরা প্রথমে আপনাকে দেখাব কিভাবে Word এ ঠিকানার বিবরণের আপনার নিজস্ব তালিকা তৈরি করবেন। ট্যাবের নিচে ডাক তালিকা আপনি কি বোতাম খুঁজে পান? ঠিকানা নির্বাচন করুন. এটিতে ক্লিক করুন এবং বিকল্পটি নির্বাচন করুন নতুন তালিকা টাইপ করুন.
এখন একটি উইন্ডো আসবে যেখানে আপনি ঠিকানার বিবরণ লিখতে পারবেন। এই উদাহরণে, আমরা নিজেদেরকে (কাল্পনিক) ঠিকানার বিবরণে সীমাবদ্ধ রাখি যেমন অভিবাদন, প্রাথমিক, উপাধি, ঠিকানা, পোস্টাল কোড এবং থাকার জায়গা। প্রতিটি সারির জন্য, আপনি যাদের কাছে লিখতে চান তাদের বিবরণ পূরণ করুন। আপনি পূরণ করা শেষ হলে, বোতাম টিপুন ঠিক আছে তালিকা সংরক্ষণ করতে।
Word ঠিকানা তালিকাটিকে একটি Microsoft ডাটাবেস হিসাবে সংরক্ষণ করে (এক্সটেনশন .mdb সহ), যার সুবিধা রয়েছে যে আপনি অফিসে এই ফাইলটি ব্যবহার করা চালিয়ে যেতে পারেন, তাই আপনাকে প্রতিবার একটি নতুন ঠিকানা তালিকা তৈরি করতে হবে না।
আপনি যদি Word এ ডাটাবেস সংরক্ষণ করে থাকেন তবে রিবনে বোতামটি প্রদর্শিত হবে মেল মার্জ শুরু করুন উপলব্ধ কিন্তু আপনি এটিতে ক্লিক করার আগে, আপনাকে প্রথমে আপনার চিঠিতে অবস্থান নির্ধারণ করতে হবে যেখানে আপনি ঠিকানা ক্ষেত্রটি রাখতে চান। এটি স্থাপন করতে, বোতামে ক্লিক করুন ঠিকানা ব্লক.
08 ডেটা পরীক্ষা করুন
আপনি এখন একটি নতুন উইন্ডো দেখতে পাবেন যেখানে আপনি ডেটা সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করতে পারবেন। নীতিগতভাবে, আপনাকে এখানে খুব বেশি পরিবর্তন করতে হবে না; আপনি যদি শুধুমাত্র প্রথম এবং শেষ নাম, রাস্তা, বাড়ির নম্বর, জিপ কোড এবং শহর সহ একটি সাধারণ ঠিকানা তালিকা তৈরি করে থাকেন এবং সমস্ত ঠিকানা আপনার নিজের দেশে থাকে, তাহলে Word সাধারণত এটিকে এখনই সঠিকভাবে রাখে। আপনি যদি আন্তর্জাতিক চিঠিও পাঠান তবেই সেটিংস পরিবর্তন করা উপযোগী হতে পারে। পরে বোতামে ক্লিক করুন ঠিক আছে , তারপর Word একটি পাঠ্য কোড রাখে <>। সেই ব্লকটি নির্দেশ করে যে ডাটাবেসের ঠিকানা ডেটা সেখানে স্থাপন করা হবে।
রিবনের শীর্ষে আপনি এখন অতিরিক্ত বোতাম দেখতে পাবেন যার সাহায্যে আপনি সবেমাত্র লিঙ্ক করা ঠিকানাগুলির সাথে অক্ষরগুলি ব্রাউজ করতে পারেন৷ এইভাবে আপনি চিঠিতে ঠিকানার বিবরণ সঠিকভাবে বলা আছে কিনা তা পরীক্ষা করতে পারেন। অক্ষরগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করার জন্য তীর বোতামগুলি ছাড়াও, আপনি একটি বোতামও পাবেন ফলাফলের উদাহরণ. এই বোতাম টিপলে আপনি প্রতি অক্ষরে প্রকৃত ঠিকানার বিবরণও দেখতে পারবেন।
এখন আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনি বর্তমান দৃশ্যে খুশি কিনা বা আপনি কিছু পরিবর্তন করতে চান কিনা। লেআউট, উদাহরণস্বরূপ, কারণ আপনি ঠিকানাগুলিকে একটু বড় করে মুদ্রণ করতে চান বা তাদের একটি ভিন্ন ফন্ট প্রদান করতে পারেন। আপনাকে প্রতিটি অক্ষরের জন্য আলাদাভাবে এটি করতে হবে না, তবে আপনি আপনার নথিতে ব্লক <> নির্বাচন করে একবারে এটি করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে প্রথমে . বোতাম টিপে ঠিকানার পূর্বরূপটি অক্ষম করতে হবে ফলাফলের উদাহরণ ক্লিক করতে. শুধুমাত্র তারপর ঠিকানা ব্লক পুনরায় আবির্ভূত হয়. আপনার নথিতে <> নির্বাচন করুন, এবং আপনি এটির বিন্যাস পরিবর্তন করতে পারেন।
09 নথি একত্রিত করুন
আপনি ফলাফল নিয়ে সন্তুষ্ট? তারপরে আপনি আপনার চিঠির সাথে ঠিকানার বিবরণ একত্রিত করতে পারেন। একত্রিত করার সাথে, Word প্রতিটি অক্ষরের ডাটাবেস থেকে অনন্য ঠিকানা সহ চিঠির একাধিক অনুলিপি তৈরি করে। মার্জ শুরু করতে, রিবনের বোতামে ক্লিক করুন শেষ করুন এবং একত্রিত করুন, সমস্ত পথ ডানদিকে। তিনটি বিকল্প এখন প্রদর্শিত হবে, নির্বাচন করুন নথি প্রিন্ট করুন.
আপনি কোন রেকর্ডগুলি মুদ্রণ করতে চান তা নির্দিষ্ট করুন, সাধারণত আপনি এক সাথে সবকিছু মুদ্রণ করেন। ওয়ার্ড বোতাম টিপে কমান্ড পাঠায় ঠিক আছে, প্রিন্টারে এবং আপনার চিঠিগুলি মুদ্রিত হবে।
টিপ: লেবেল এবং খাম প্রিন্ট করুন
অক্ষর ছাপানোর পাশাপাশি, আপনি কি খাম বা লেবেলে ঠিকানা মুদ্রণ করতে চান? তারপর রিবনের বাম দিকের জন্য বেছে নিন খাম বা লেবেল. আপনি যখন এই দুটি বোতামের একটিতে ক্লিক করেন, Word আপনার বর্তমান নথির বিন্যাস একটি খাম বা লেবেলে পরিবর্তন করে। আপনি বিভিন্ন ফরম্যাট থেকে চয়ন করতে পারেন.
এক্সেল থেকে 10টি ঠিকানা আমদানি করুন
আপনি অন্যান্য প্রোগ্রাম থেকে আপনার ঠিকানা ফাইলগুলি Word এ পেতে পারেন বা আলাদা ফাইল ফর্ম্যাটের সাথে কাজ করতে পারেন। ওয়ার্ডে ঠিকানা তালিকা ফাংশনের মাধ্যমে প্রবেশ করা কখনও কখনও বেশ কঠিন। এটি খুব সুনির্দিষ্ট কাজ, এবং ভুল বোতাম টিপলে দ্রুততার অর্থ হতে পারে যে আপনাকে একটি রেকর্ড পুনরায় প্রবেশ করতে হবে৷ উপরন্তু, ইনপুট উইন্ডোর ছোট আকার একাধিক রেকর্ডের সাথে কাজ করা কঠিন করে তোলে। সেক্ষেত্রে, এমন একটি প্রোগ্রাম বেছে নেওয়া ভাল যা রেকর্ডগুলিকে আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে পারে, যেমন এক্সেল বা – যদি আপনি ডাটাবেস প্রোগ্রামগুলির সাথে কাজ করতে পছন্দ করেন - অ্যাক্সেস। এই বেসিক কোর্সের জন্য আমরা অ্যাড্রেস ডাটা ইম্পোর্ট করতে এক্সেল ব্যবহার করি, যা এই ক্ষেত্রে ভালো কাজ করে; এক্সেল আরও সারি ব্যবহার করা অনেক সহজ করে তোলে।
আপনার যদি Excel এ আপনার রেকর্ডগুলি ভাল ক্রমে থাকে, তাহলে আপনি সহজেই Word এ ঠিকানা ডেটা তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন৷ এক্সেলের প্রতিটি সারি যা ঠিকানা ডেটার জন্য ওয়ার্ডে ব্যবহার করতে হবে, আপনি একটি পরিষ্কার নাম দিন: নমস্কার, নামের প্রথম অংশ, নামের শেষাংশ, রাস্তার নাম, বাড়ির নম্বর, পোস্ট অফিসের নাম্বার এবং বাসস্থান. সেই সারিটি তখন টেবিলের প্রথম সারি। নিম্নলিখিত সারিতে, আপনি চিঠিতে যে ঠিকানাগুলি ব্যবহার করতে চান তার সমস্ত বিবরণ পূরণ করুন।
11 ফাইল সংরক্ষণ করুন
আপনি আপনার ফাইল শেষ? তারপরে আপনি এটি সংরক্ষণ করুন এবং তারপরে একটি ঠিকানা ফাইল হিসাবে এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা আমদানি করতে Word এ যান। এটি করার জন্য, নিম্নরূপ এগিয়ে যান: রিবনে ক্লিক করুন ডাক তালিকা চালু ঠিকানা নির্বাচন করুন এবং এটি চয়ন করুন বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন. তারপর আপনার এক্সেল ফাইল নির্বাচন করুন।
শব্দ এখন ফাইলের একটি নিশ্চিতকরণ সঙ্গে আসে. আপনি যদি আমাদের উদাহরণের মতো এক্সেলে টেবিলটি ফর্ম্যাট করেন, ডেটার প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম থাকে। তারপর একটি চেক ইন করা ডেটার প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম রয়েছে. Word এটি স্বীকার করে, এবং তাই আপনি সহজেই আপনার নথিতে সঠিক জায়গায় সঠিক ক্ষেত্রগুলি রাখতে পারেন।
12 ক্ষেত্র নির্দিষ্ট করুন
ঠিকানা তালিকার মাধ্যমে ঠিকানা ডেটা আমদানির বিপরীতে, Excel থেকে ডেটা আমদানি করার সময় আপনাকে এখনও আলাদাভাবে ক্ষেত্রগুলি নির্দিষ্ট করতে হবে। আপনার এক্সেল ফাইল থেকে প্রতিটি কলাম Word-এ একটি পৃথক ব্লক হয়ে যায় যা শেষ পর্যন্ত সম্পূর্ণ ঠিকানা ক্ষেত্র ধারণ করে। রিবন এ ডাক তালিকা আপনি একটি বোতাম নামক পাবেন মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান. সেই মেনুর অধীনে আপনি এক্সেল শীট থেকে সমস্ত কলাম পাবেন। আপনি এখন সঠিক নামের উপর ক্লিক করে আপনার নথিতে এটি স্থাপন করতে পারেন। প্রথমে কার্সারটি রাখুন যেখানে আপনি প্রথম ক্ষেত্র সন্নিবেশ করতে চান, আমাদের উদাহরণে এটি নমস্কার.
আপনার Word নথিতে প্রতিটি ক্ষেত্রের মধ্যে একটি স্পেস রাখুন যাতে অভিবাদন, প্রথম নাম এবং পদবি একসাথে রাখা না হয়, নীচের মত:
<><><>
এখন একটি নতুন লাইনের জন্য একটি এন্টার দিন এবং এর নীচে ক্ষেত্রগুলি রাখুন রাস্তার নাম এবং বাড়ির নম্বর, আবার মাঝখানে একটি স্থান সহ:
<><>
এবং শেষ লাইনে আপনি রাখুন পোস্ট অফিসের নাম্বার এবং বাসস্থান, এখানেও মাঝখানে একটি স্থান সহ:
<><>
আপনার Word নথিতে পৃথক ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করার সুবিধা হল যে আপনি আপনার চিঠির যে কোনও জায়গায় সেগুলি ব্যবহার করতে পারেন। এইভাবে আপনি এক্সেল ফাইল থেকে ডেটার উপর ভিত্তি করে একটি ব্যক্তিগত চিঠি রচনা করতে পারেন।
