Google ড্রাইভ পরিষ্কার করা: বিশৃঙ্খলা থেকে শৃঙ্খলা তৈরি করুন

Google ড্রাইভ একটি বাহ্যিক সংরক্ষণাগার স্থান বা ফাইল শেয়ার করার জন্য দরকারী। কিন্তু একটি ফিজিক্যাল স্টোরেজ স্পেসের মতো, এটি দ্রুত একটি জগাখিচুড়ি হয়ে যায়। আপনার Google ড্রাইভও কি একটি উপচে পড়া ফাইলিং ক্যাবিনেটের মত দেখাচ্ছে? তারপর প্রতিষ্ঠানের কাজ। এই নিবন্ধের টিপস দিয়ে আপনি আপনার Google ড্রাইভ পরিষ্কার করতে পারেন যাতে আপনি একটি ওভারভিউ পান৷

তালিকা দেখুন

আপনি সিদ্ধান্ত নিন কিভাবে আপনি Google ড্রাইভে ফোল্ডার এবং ফাইল প্রদর্শন করবেন: তালিকা বা গ্রিড ভিউতে। আপনি যদি তালিকা দেখার জন্য যান, আপনি লাইন ব্যবধান সেট করতে পারেন. এটি করার জন্য, আপনি যেখানে সেটিং চান সেই গিয়ারে ক্লিক করুন ঘনত্ব খুঁজে পায় এই ড্রপ-ডাউন মেনুতে আপনি তালিকা লাইনের ঘনত্ব সেট করেছেন কমপ্যাক্ট, প্রশস্ত বা খুব প্রশস্ত.

অনেক ব্যবহারকারী যখন Google ড্রাইভে ফাইলগুলি সংগঠিত করতে চান তখন স্ক্রিনের কেন্দ্রে ফোকাস করেন৷ আপনার ফোল্ডারগুলিকে সংগঠিত করতে আপনি বাম নেভিগেশন বারটি অনুসরণ করুন এবং নির্বাচিত ফোল্ডারের বিষয়বস্তু দেখার জন্য আপনি স্ক্রিনের কেন্দ্রটি সংরক্ষিত রাখুন৷

সংগঠিত করা

আপনার Google ড্রাইভে কি অনেক নথি পড়ে আছে যেগুলো ফোল্ডারে সুন্দরভাবে সাজানো নেই? তারপর আপনি কিছু ভুল জানেন. এইভাবে আপনি অন্যদের জন্য এটি কঠিন করে তোলেন - বিশেষ করে একটি প্রতিষ্ঠানে। তাই সাবফোল্ডার দিয়ে কাজ করুন; এটি আপনার ফাইলগুলিকে ছোট নির্দিষ্ট গ্রুপে ভাগ করতে সাহায্য করে। সর্বদা একটি অর্থপূর্ণ অনন্য উপাধি ব্যবহার করুন যা সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি হয় যাতে বিভ্রান্তি সৃষ্টি না হয়। এবং আপনি যেভাবে ফোল্ডার এবং ফাইলের নাম দেন তাতে সামঞ্জস্য রাখুন।

আপনি যদি একটি নম্বর বা নম্বর দিয়ে একটি ফোল্ডার শুরু করতে পারেন, তাহলে সুযোগটি হাতছাড়া করবেন না। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ফোল্ডারগুলিকে দৃশ্যমানভাবে সংগঠিত করে। স্পেস এবং বিরাম চিহ্নের সাথে সতর্ক থাকুন। তাই 2019 এর ফটো ব্যবহার করবেন না কিন্তু 2019_Photos ব্যবহার করুন। আপনি সাজানো না করা ফাইলগুলির জন্য একটি ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন, তবে যতটা সম্ভব এড়িয়ে চলুন। এই ধরনের একটি ফোল্ডার বিবিধ দ্রুত পরবর্তী জাঙ্ক আলমারি হয়ে যায়।

রং

Google ড্রাইভে, সমস্ত ফোল্ডার ডিফল্টরূপে ধূসর রঙে দেখানো হয়, কিন্তু আপনি আপনার ফোল্ডারে 24টি রঙ যোগ করতে পারেন। সাইডবার বা প্রধান উইন্ডোতে একটি ফোল্ডারে ডান ক্লিক করুন এবং কমান্ডটি ব্যবহার করুন রঙ পরিবর্তন করুন. তারপর পছন্দসই রঙ নির্বাচন করুন। যেহেতু ফোল্ডারের নামগুলি বিষয়বস্তুকে নির্দেশ করে, আপনি অন্য মাত্রার জন্য রং ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন ফোল্ডার বা সাবফোল্ডার রেখে যেতে পারেন যেখানে আপনি ইতিমধ্যে ধূসর কাজ শেষ করেছেন। কিন্তু আপনি এমন ফোল্ডার তৈরি করেন যেখানে আপনি সবুজ কাজ করেন, উদাহরণস্বরূপ। আপনি যদি আপনার বর্তমান বিষয়গুলি দ্রুত অ্যাক্সেস করতে চান তবে সবুজ ফোল্ডারগুলি নির্বাচন করুন।

আপনি যদি ভাগ করা ফোল্ডারগুলির সাথে কাজ করেন যা বিভিন্ন গোষ্ঠীর জন্য উদ্দিষ্ট, আপনি টিম ইয়েলো এর জন্য একটি হলুদ ফোল্ডার এবং টিম রেডের জন্য একটি লাল ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন৷ অথবা আপনি আপনার ডাউনলোড ফোল্ডার বা আপনার ব্যক্তিগত ফোল্ডারে একটি রঙ দিন। হয়তো এটা বোঝায় যে প্রতিটি প্রকল্প একটি ভিন্ন রঙ পায়?

তারকা সহ

উপরের বাম দিকে, Google ড্রাইভ বিভাগগুলি তালিকাভুক্ত করে: আমার ড্রাইভ, আমার সাথে ভাগ করা, সাম্প্রতিক এবং তারকাচিহ্নিত৷ তারকা নথিগুলি আপনি প্রায়শই ব্যবহার করেন। আপনি একটি নথিতে ডান ক্লিক করে এটি করতে পারেন। যেমন একটি তারকা দিয়ে আপনি আবার অনুসন্ধান সংরক্ষণ করুন.

উপরন্তু, আপনি এখনও শেষ করতে হবে কোন নথিগুলি নির্দেশ করতে তারকারা উপযোগী। কাজ শেষ হলে তারকাটি সরান। আপনি যদি এটি ভুলে যান, এমনকি তারকা ফাইল তালিকাটি দ্রুত পূরণ করতে পারে।

Google ড্রাইভ খালি করুন

Google ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাগুলির অগ্রগামীদের মধ্যে একজন যা 10 GB বিনামূল্যের সঞ্চয়স্থানের থ্রেশহোল্ড অতিক্রম করেছে৷ এখন প্রত্যেক ব্যবহারকারীর কাছে 15 জিবি ফ্রি স্টোরেজ রয়েছে। এটি দুর্দান্ত শোনাচ্ছে, তবে যে কেউ বড় ভিডিও ফাইল আপলোড করেন, অনেক উচ্চ-রেজোলিউশন ফটো এবং বিশাল PDF ফাইলগুলি লক্ষ্য করবেন যে এই কোটাও সীমাবদ্ধ। দখলকৃত স্টোরেজ ক্যাপাসিটি গণনা করার জন্য Google এর নিজস্ব উপায়ও রয়েছে। সেই 15GB সীমা শুধু আপনার ড্রাইভের সমস্ত কিছুতেই প্রযোজ্য নয়, Gmail-এ আপনার সমস্ত বার্তা এবং সংযুক্তির ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য৷

আপনার মেলবক্সগুলি নিয়মিত পরিষ্কার করার এবং বড় সংযুক্তিগুলি মুছে ফেলার আরও কারণ। আপনি Google এর ড্রাইভ স্টোরেজ ওয়েবসাইটে আপনার স্টোরেজের বিশদ বিবরণ দেখতে পারেন। যাইহোক, আপনি Google ডক্স, স্লাইড এবং পত্রকগুলির সাথে যে নথিগুলি তৈরি করেন তা আপনার Google ড্রাইভ সঞ্চয়স্থানে গণনা করা হয় না৷ তাই আপনি Google এর নেটিভ ফরম্যাটে কাজ করে আপনার Google Drive কে স্লিম রাখুন।

15GB সীমার মধ্যে থাকার জন্য আপনি Google Photos যেভাবে ব্যবহার করেন তাও গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি Google Photos ব্যবহার করেন, আপনি সেটিংসের মাধ্যমে ফটো সংরক্ষণ করতে পারেন উচ্চ গুনসম্পন্ন (2048 x 2048 পিক্সেল) এর পরিবর্তে মূলl এটি আপনাকে সীমাহীন ছবি সংরক্ষণ করতে দেয়। আপনি যদি Google-কে 1080p (full HD) তে কম্প্রেস করার অনুমতি দেন তাহলে ভিডিওগুলির ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য।

আপনার কাছে উপলব্ধ স্থান এবং আপনার সংরক্ষণ করা ডেটার একটি ওভারভিউ থাকলে, আপনি পরিষ্কার করা শুরু করতে পারেন। বিভাগটি নির্বাচন করুন আমার চালনা এবং তালিকা দৃশ্যে স্যুইচ করুন। নীচে বাম দিকে আপনি বর্তমানে কত স্টোরেজ স্পেস ব্যবহার করছেন তা দেখতে পাবেন। যেহেতু Google আপনার কোটার বিপরীতে অন্যরা আপনার সাথে শেয়ার করা ফাইলগুলিকে গণনা করে না, তাই কোন ফাইলগুলি সত্যিই আপনার নিজস্ব তা জিজ্ঞাসা করা ভাল৷ তাই অনুসন্ধান ফাংশনটি ব্যবহার করুন এবং নীচের দিকে নির্দেশ করা তীরটির অনুসন্ধান বাক্সে ক্লিক করুন, যাতে আপনি বাক্সটি খুঁজে পেতে পারেন মালিক পছন্দ আমার মালিকানাধীন নির্বাচন করতে পারেন। নীল বোতামে ক্লিক করুন অনুসন্ধান এবং আপনি কাস্টম ফাইলগুলির একটি তালিকা পাবেন। আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন নথিগুলি মুছুন।

যেহেতু আপনি এখন সংগঠন মোডে আছেন, তাই আপনি যে জিনিসগুলি আর ব্যবহার করেন না তা অবিলম্বে ফেলে দিন। আপনি Google ড্রাইভ থেকে একটি ফাইল মুছে ফেললে, এটি ট্র্যাশে চলে যায়। আপনি ট্র্যাশ খালি না করা পর্যন্ত ট্র্যাশে থাকা সমস্ত ফাইল সেখানে থাকবে এবং স্টোরেজ স্পেস গ্রহণ করবে।

আপনি যে দস্তাবেজটি মুছে ফেলছেন তা যদি এমন একটি ফাইল হয় যা অন্য কেউ আপনার সাথে ভাগ করে তবে ফাইলটি কেবলমাত্র আপনার জন্য মুছে ফেলা হবে৷ যদি এটি এমন একটি দস্তাবেজ হয় যা আপনি অন্যদের সাথে ভাগ করেন, তাহলে আপনি নিজের থেকে এটি মুছে ফেললে অন্যরাও সেই নথিতে অ্যাক্সেস হারাবে৷ আপনি ফাইল মুছে দিলে ড্রাইভ একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখায় না, তবে আপনি বোতামের সাহায্যে একটি মুছে ফেলার পূর্বাবস্থায় ফেরার সুযোগ পাবেন পূর্বাবস্থায় ফেরান.

শেয়ার্ড ডকুমেন্ট কপি করুন

বিভাগ দেখুন আমার সাথে ভাগ. এছাড়াও এখানে ফাইল এবং ফোল্ডার একটি জগাখিচুড়ি হতে পারে. আপনি Google ড্রাইভের যেকোনো ফোল্ডারে এই ধরনের একটি শেয়ার করা ফাইল সরাতে পারেন। এটি করতে, ডান-ক্লিক কমান্ডটি ব্যবহার করুন চলো. কিন্তু মনে রাখবেন যে এই ধরনের একটি শেয়ার করা ফাইল সবসময় মূল মালিকের সম্পত্তি থাকে। তিনি সবসময় এটি মুছে ফেলতে পারেন এবং তারপর এটি আপনার সাথেও অদৃশ্য হয়ে যায়। যদি এটি এমন একটি ফাইল হয় যা আপনি সত্যিই হারাতে চান না, আপনি নিরাপত্তার স্বার্থে এই ফাইলটির একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন৷

এই ধরনের একটি অনুলিপি আর ব্যবহারকারীর সাথে যুক্ত করা হয় না যিনি এটি ভাগ করেছেন৷ তাই নতুন কপি সব আপনার. এটি করার জন্য, ভাগ করা ফাইলটিতে ডান ক্লিক করুন এবং কমান্ডটি নির্বাচন করুন কপি কর. সেই অনুলিপিটি আমার ড্রাইভে প্রদর্শিত হবে এবং আমার সাথে ভাগ করা বিভাগে নয়৷

পিডিএফ ফাইল রূপান্তর করুন

আপনার গুগল ড্রাইভে কি অনেক পিডিএফ ফাইল আছে? যখন এটি বিশাল ফাইলগুলির ক্ষেত্রে আসে, আপনি সেগুলিকে Google ডক্স ফর্ম্যাটে রূপান্তর করে স্থান সংরক্ষণ করতে পারেন৷ সর্বোপরি, আপনি জানেন যে এগুলি আপনার দখলকৃত স্টোরেজ স্পেসের গণনার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত নয়। আপনি ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করে সেই রূপান্তরটি সম্পাদন করেন, তারপরে আপনি কমান্ডটি চালান সঙ্গে খোলা বেছে নেয়, অনুসরণ করে Google ডক্স. ফলাফল হল পিডিএফ ফাইলের মতো ঠিক একই নামের একটি Google ডক।

তারপর আপনি PDF ফাইল মুছে ফেলতে পারেন। আবর্জনা খালি করতে ভুলবেন না। আপলোড করা ফাইলগুলিকে ডিফল্টরূপে Google ডক্স ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে আপনি Google ড্রাইভ সেটিংসে প্রতিশ্রুতিও দিতে পারেন৷

প্রতীকী লিঙ্ক

অবশেষে, ধরুন আপনি একই ফাইলের একাধিক কপি Google ড্রাইভে বিভিন্ন ফোল্ডারে রাখতে চান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অন্যান্য লোকেদের সাথে বেশ কয়েকটি ফোল্ডার ভাগ করেছেন এবং নির্দিষ্ট নথিগুলি সমস্ত দলের জন্য উদ্দিষ্ট৷ আপনি চান যখন কেউ এই ফাইলের একটি অনুলিপিতে কিছু পরিবর্তন করে, সেই পরিবর্তনগুলি অবিলম্বে সমস্ত অনুলিপিতে প্রয়োগ করা হয়। এটি একটি প্রতীকী লিঙ্ক দিয়ে সম্ভব। আপনি আসলে এই ফাইলের একটি উপনাম করা.

যে ফাইল থেকে আপনি একটি প্রতীকী লিঙ্ক তৈরি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং Shift+Z কী সমন্বয় ব্যবহার করুন। এটি একটি মিনি-মেনু নিয়ে আসবে যেখানে আপনি নির্দেশ করবেন কোন ফোল্ডারে প্রতীকী লিঙ্কটি যেতে হবে। Shift+Z শর্টকাট Windows এবং macOS-এ কাজ করে। আপনি ফাইল এবং ফোল্ডার উভয়েই কীবোর্ড শর্টকাট প্রয়োগ করতে পারেন। আপনি যখন মূল ফাইলটি মুছে ফেলবেন, প্রতীকী লিঙ্কগুলিও অদৃশ্য হয়ে যাবে।