এটি ইমেল সংরক্ষণাগার সেরা উপায়

আপনি আপনার সমস্ত ইনকামিং এবং বহির্গামী ইমেল বার্তাগুলি সম্পূর্ণরূপে ব্যবসায়িক কারণে বা নস্টালজিয়া থেকে দূরে রাখতে চান, সেগুলিকে আপনার সক্রিয় মেলবক্সে রেখে দেওয়া খুব বাস্তব নয়। সৌভাগ্যবশত, আপনার বার্তাগুলির ব্যাকআপ বা সংরক্ষণাগারের সমাধান রয়েছে, মেলস্টোর হোম অন্যতম নমনীয়।

আপনার ইনবক্স বা আউটবক্সে কয়েকশো বার্তা এখনও পরিচালনাযোগ্য, কিন্তু যখন বার্তার সংখ্যা কয়েক হাজারে চলে যায়, তখন তা দ্রুত বিশৃঙ্খল হয়ে যায়। আপনি একটি মসৃণ ব্যাকআপ বা সংরক্ষণাগার কৌশলের অপেক্ষায় থাকবেন।

অবশ্যই আমরা সমস্ত পরিচিত ই-মেইল পরিষেবা এবং ক্লায়েন্টকে কভার করতে পারি না, তাই আমরা একটি সুষম নির্বাচন করেছি: MS Outlook এবং Gmail। আসুন প্রথমে কিছু বেসিক ব্যাকআপ টুল এবং বিল্ট-ইন আর্কাইভিং ক্ষমতা দেখি। তারপরে শক্তিশালী ব্যাকআপ এবং আর্কাইভিং টুল মেলস্টোর হোমের পালা, যা বিভিন্ন ইমেল ক্লায়েন্ট এবং পরিষেবাগুলি পরিচালনা করতে পারে।

01 আউটলুক ব্যাকআপ

যদিও আপনি ম্যানুয়ালি আউটলুক ইমেল বার্তাগুলির ব্যাক আপ করতে পারেন - এমনকি আপনি একটি ইমেল নির্বাচনকে একটি ডিস্ক ফোল্ডারে টেনে এনে এটি করতে পারেন যাতে সেগুলি একটি .msg ফাইলে শেষ হয় - তবে এটি বেশ শ্রমসাধ্য। সৌভাগ্যবশত, একটি টুল রয়েছে যা সম্পূর্ণ ব্যাকআপ প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে: নিরাপদ PST ব্যাকআপ। প্রদত্ত সংস্করণটির দাম €29.96, তবে বিনামূল্যের সংস্করণের সাথে আপনি অনেক দূর এগিয়ে এসেছেন। পরেরটির প্রধান সীমাবদ্ধতা হল আপনি শুধুমাত্র একটি আউটলুক প্রোফাইল ব্যাকআপ করতে পারেন।

টুলটি ডাউনলোড এবং ইনস্টল করুন। প্রথম স্টার্টআপে, প্রোগ্রামটি একটি ব্যাকআপ ফোল্ডার নির্দেশ করতে বলে, তারপরে আপনি ক্লিক করুন ব্যাকআপ শুরু করুন চাপতে পারে। আপনার Outlook প্রোফাইলের সাথে যুক্ত pst ফাইলগুলি এখন ব্যাক আপ করা হবে। ইমেল ছাড়াও, এই ধরনের ব্যাকআপে পরিচিতি এবং ক্যালেন্ডারও রয়েছে।

ডিফল্টরূপে, প্রতি ঘন্টায় একটি ব্যাকআপ করা হয়। মাধ্যম বিকল্প / সময়সূচী আপনি এই ফ্রিকোয়েন্সি সামঞ্জস্য বা চয়ন করতে পারেন ম্যানুয়ালি.

যদি আপনার আসল pst ফাইলটি কখনও দূষিত হয়ে যায় তবে এটিকে ব্যাক আপ করা অনুলিপি দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন। আপনি Outlook এর মাধ্যমে সঠিক অবস্থান খুঁজে পেতে পারেন ফাইল / অ্যাকাউন্ট সেটিংস (2x) / ডাটা ফাইল.

02 জিমেইল ব্যাকআপ

আপনি আপনার Gmail বার্তাগুলিকে বিভিন্ন উপায়ে সুরক্ষিত করতে পারেন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি পরিষেবাটিকে অবিলম্বে অন্য মেল পরিষেবার একটি মেলবক্সে সমস্ত আগত বার্তা ফরওয়ার্ড করতে সেট করতে পারেন৷ অথবা আপনি ড্রপবক্স বা গুগল ড্রাইভের মতো ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাতে বার্তা বা সংযুক্তি পাঠাতে একটি IFTTT রেসিপি ব্যবহার করেন (উদাহরণস্বরূপ, তাই)। স্পিনব্যাকআপের বিনামূল্যের সংস্করণের মাধ্যমে, আপনি দৈনিক ব্যাকআপ ফ্রিকোয়েন্সি এবং শক্তিশালী AES এনক্রিপশন সহ মোট 4 GB পর্যন্ত ইমেল বার্তা সুরক্ষিত করতে পারেন।

একটি সহজ বিকল্প হল UpSafe. টুলটি ইনস্টল করুন এবং এটি চালু করুন। ক্লিক করুন Google দিয়ে সাইন ইন করুন, আপনার Google অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং টিপুন অনুমতি. আপনার জন্য আপ ব্যাকআপ শুরু করুন টিপুন, প্রথমে খুলুন ব্যাকআপ বিকল্প. এখানে আপনি ব্যাকআপে কোন ইমেলগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্ধারণ করুন৷ আপনি যেমন মানদণ্ডের ভিত্তিতে এটি করতে পাঠানোর তারিখ, থেকে রয়েছে এবং (এর থেকে একটি নির্বাচনের মাধ্যমে) লিফলেট. অনুরূপ বিকল্প ট্যাবে উপলব্ধ সংরক্ষণাগার, কিন্তু এই ক্ষেত্রে, ব্যাক আপ করা বার্তাগুলি আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে মুছে ফেলা হবে৷ ট্যাবে স্টোরেজ আপনার পিসিতে একটি উপযুক্ত স্টোরেজ অবস্থান চয়ন করুন। ফ্রি রেজিস্ট্রেশন করার পর অপশন আসে একটি সময়সূচী তৈরি করুন উপলব্ধ: উইন্ডোজ টাস্ক শিডিউলারের এক ধরনের শর্টকাট যা আপনাকে ঠিক কখন এবং কত ঘন ঘন আপনি এই ধরনের ব্যাকআপ চান তা নির্দিষ্ট করতে দেয়।

ঘটনাক্রমে, আপসেফ এমএস আউটলুকের জন্য অনুরূপ সরঞ্জাম সরবরাহ করে।

03 আউটলুক আর্কাইভিং

আউটলুক 365/2016 নিজেই মেল ফোল্ডারের মাধ্যমে একটি মোটামুটি প্রাথমিক আর্কাইভিং ফাংশন প্রদান করে সংরক্ষণাগার. মূলত আপনাকে প্রাসঙ্গিক ইমেলগুলি নির্বাচন করার চেয়ে বেশি কিছু করতে হবে না (উদাহরণস্বরূপ) আপনার ইনবক্স, ব্যাকস্পেস কী এবং ট্যাব টিপে শুরু করুন বোতামটি প্রাপ্ত করতে টিপুন. অথবা আপনি কেবল আপনার নির্বাচনটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে টেনে আনুন৷ মাধ্যম ফাইল / ইউটিলিটি / সেট আর্কাইভ ফোল্ডার আপনি এটির জন্য একটি ভিন্ন ফোল্ডার সেট করতে পারেন।

সংরক্ষণাগার প্রক্রিয়াটিকে কিছুটা স্বয়ংক্রিয় করতে, এ যান ফাইল / বিকল্প / উন্নত. এখানে বোতাম টিপুন অটোআর্কাইভ সেটিংস এবং পছন্দসই সেটিংস তৈরি করুন। এইভাবে আপনি ফ্রিকোয়েন্সি নির্ধারণ করেন (ডিফল্ট প্রতি 14 দিন) এবং আর্কাইভ ফোল্ডারের অবস্থান (একটি pst ফাইল) এ পুরানো আইটেম সরান. বোতামে টিপুন সমস্ত ফোল্ডারে এই সেটিংস প্রয়োগ করুন এবং নিশ্চিত করুন ঠিক আছে. অথবা আপনি আরও নির্বাচনী হতে পারেন: a-তে ডান-ক্লিক করুন মেইল ফোল্ডার, পছন্দ করা বৈশিষ্ট্য এবং ট্যাব খুলুন স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার. বিকল্পটি নির্বাচন করুন ডিফল্ট সেটিংস সহ এই ফোল্ডারে আইটেমগুলি সংরক্ষণ করুন৷ বা নিম্নলিখিত সেটিংস সহ এই ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন আপনি যদি আপনার আদর্শ নিয়ম থেকে বিচ্যুত করতে চান।

04 জিমেইল আর্কাইভিং

আপনি যখন আপনার ইনবক্সে মেইলের পাশে Gmail এ একটি চেক রাখেন এবং তারপরে উপরে ক্লিক করুন প্রাপ্ত করতে ক্লিক করুন, মেল নির্বাচন আপনার ইনবক্স থেকে অদৃশ্য হয়ে যাবে। আপনি ফোল্ডারে এটি খুঁজে পেতে পারেন সব ইমেইল (যদি প্রয়োজন হয়, প্রথমে এখানে ক্লিক করুন আরও) আপনি যদি আপনার ইনবক্সে বার্তাগুলি ফেরত দিতে চান, সেগুলি আবার নির্বাচন করুন এবং শীর্ষে ক্লিক করুন৷ ইনবক্সে যান.

ঘটনাক্রমে, আপনি একটি ফিল্টার তৈরি করে এই জাতীয় সংরক্ষণাগার স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন। যাও প্রতিষ্ঠান এবং নির্বাচন করুন ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানা / নতুন ফিল্টার তৈরি করুন. পছন্দসই মানদণ্ড পূরণ করুন, ক্লিক করুন ফিল্টার তৈরি করুন এবং টিক ইনবক্স এড়িয়ে যান (আর্কাইভ) এ দ্বারা সুনিশ্চিত করুন ফিল্টার তৈরি করুন.

05 মেলস্টোর হোম

বিভিন্ন ইমেল প্রোগ্রামের জন্য ব্যাকআপ এবং সংরক্ষণাগার উভয় উদ্দেশ্যেই সবচেয়ে নমনীয় সমাধানগুলির মধ্যে একটি হল বিনামূল্যের মেলস্টোর হোম। exe ফাইলটি চালান এবং টুলটি ইনস্টল করুন (এর মাধ্যমে এই কম্পিউটারে ইনস্টল করুন) অথবা পোর্টেবল সংস্করণ নির্বাচন করুন (এর মাধ্যমে ড্রাইভ এক্স-এ পোর্টেবল সংস্করণ ইনস্টল করুন) পরবর্তীটি কার্যকর হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি নিয়মিতভাবে বিভিন্ন পিসি থেকে মেইলবক্স থেকে আপনার ই-মেইল সংরক্ষণাগার কম্পাইল করতে চান। অথবা আপনি যখন অন্য ডিভাইসে একটি মেইল ​​ক্লায়েন্টে একটি আমদানি করা মেলবক্স রপ্তানি করতে চান (পড়ুন: স্থানান্তর করুন)৷

কিছুক্ষণ পরে আপনি শুরু করতে পারেন। বাম প্যানে, ক্লিক করুন ব্যক্তিগত সংরক্ষণাগার, তারপর এটা খালি হতে সক্রিয়. যৌক্তিক, কারণ আপনাকে প্রথমে করতে হবে আর্কাইভ ইমেল এবং আপনি একই উইন্ডোতে একই নামের বিকল্পের সাথে এটি করবেন।