এভাবেই আপনি ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং করবেন

রেকর্ড রাখা হল যা বেশিরভাগ মানুষ, বুককিপারদের বাদ দিয়ে, চিন্তা করতে পছন্দ করেন না এবং অবশ্যই করতে পছন্দ করেন না। এই চালান, রসিদ এবং তাই মোকাবেলা করা সহজ হওয়া উচিত, তাই না? সৌভাগ্যবশত, এটাও সম্ভব, ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং-এ স্যুইচ করে।

এই নিবন্ধের লেখক সহ অনেক লোকের জন্য, ডিজিটাল প্রশাসনে স্যুইচ করা বেশ বাধা। তবুও, আমরা আপনাকে এটি করার সুপারিশ করছি। এটি জটিল নয় এবং এটি আপনাকে পরে অবিশ্বাস্য পরিমাণ সময় বাঁচায়। আমরা আপনাকে আপনার পথে সাহায্য করব, এবং আমরা অবিলম্বে আপনাকে প্রথম টিপ দেব: একটি নতুন আর্থিক বছরের শুরুতে স্যুইচ করুন, যা বছরের অর্ধেক পথের চেয়ে অনেক সহজ।

অ্যাকাউন্টিং বনাম প্রশাসন

অ্যাকাউন্টিং এবং অ্যাডমিনিস্ট্রেশন শব্দগুলি প্রায়ই বিনিময়যোগ্যভাবে ব্যবহৃত হয়। সুবিধাজনক নয়, কারণ তারা দুটি সম্পূর্ণ ভিন্ন জিনিস। প্রশাসন আপনার চালান, রসিদ, অন্য কথায়, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং আইটেমগুলি রাখে। অ্যাকাউন্টিং হল ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের জন্য অ্যাকাউন্টিং সংশোধন, প্রবিধানের প্রয়োগ ইত্যাদি। এই নিবন্ধটি আপনার প্রশাসনকে ডিজিটাইজ করার বিষয়ে। আমরা হিসাবরক্ষক নই, তাই আমরা আপনাকে বিষয়টির মূল দিক দিয়ে সাহায্য করতে পারি না, তবে প্রযুক্তির সাহায্যে আমরা পারি। আমরা মাঝে মাঝে সারগর্ভ কিছু ব্যাখ্যা করি, কিন্তু আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং এবং প্রশাসন সম্পর্কে সত্যিই কিছু না বোঝেন তবে এটি অন্য কারো সাথে একসাথে করা আরও সুবিধাজনক।

01 হিসাবরক্ষক

অ্যাকাউন্টিং বনাম প্রশাসনের প্রসঙ্গে আমরা সংক্ষিপ্তভাবে এটিকে স্পর্শ করব: আমরা হিসাবরক্ষক নই। ডিজিটাল প্রশাসন কনফিগার করার সময়, গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি পূরণ করতে হবে, যেমন আপনার শুরুর ব্যালেন্স। এই প্রশ্নগুলির জন্য আমরা কেবল আমাদের অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে পরামর্শ করেছি। আপনি যদি সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট, অস্থায়ী এন্ট্রি, মিউটেশন এবং আরও কিছু সম্পর্কে সবকিছু জানেন তবে আপনি সম্ভবত এই সমস্ত নিজের মধ্যে পূরণ করতে পারেন। যদি না হয়, তাহলে একজন হিসাবরক্ষকের সাথে পরামর্শ করা ভালো ধারণা হতে পারে। আপনাকে অবিলম্বে আপনার পুরো হিসাবপত্র স্থানান্তর করতে হবে না, তবে আপনার অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ কনফিগার করা শেষ করার পরে আপনি জিনিসগুলি সঠিকভাবে সেট আপ করেছেন কিনা তা পরীক্ষা করার জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করা ভাল। যাইহোক, আমরা সর্বদা প্রত্যেককে একজন হিসাবরক্ষক নিয়োগের পরামর্শ দিই, তারা যে নিজেরাই ফিরে আসে তা একেবারেই কোন মিথ নয়। বিজনেস গ্রোয়িং সাইটে আপনি একজন ভালো হিসাবরক্ষক খোঁজার জন্য একটি সহজ গাইড পাবেন।

02 অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ চয়ন করুন

একটি অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ নির্বাচন করা একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। যাইহোক, আপনাকে এটির সাথে নিয়মিত কাজ করতে হবে, তাই আপনার জন্য উপযুক্ত একটি প্যাকেজ বেছে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আমরা তাদের অনেকগুলি পরীক্ষা করেছি এবং আমাদের মতে দুটি সত্যিই ভাল প্রার্থী রয়েছে: Exact Online এবং e-Boekhoudt.nl। সঠিক অনলাইন হল সবচেয়ে বিস্তৃত প্যাকেজ, তবে অনেক বেশি জটিল এবং আরও ব্যয়বহুল। e-Boekhoudt.nl একটু বেশি বন্ধুত্বপূর্ণ, আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু অফার করে এবং অনেক সস্তা। উপরন্তু, পরিষেবাটি আপনার অনলাইন স্টোরের সাথে একীভূত করা সহজ (যদিও এটি এই নিবন্ধে বর্ণনা করা খুব বিস্তৃত। এই কারণে আমরা এই মৌলিক কোর্সের জন্য একটি উদাহরণ হিসাবে e-Boek Keeping.nl বেছে নিয়েছি। যাইহোক, নীতিটি সর্বত্র একই, তাই নির্দ্বিধায় আপনার নিজস্ব প্যাকেজ চয়ন করুন।

03 ডিজিটাল রসিদ

অবশ্যই, ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং এর মানে হল যে আপনাকে আপনার সমস্ত রসিদ ডিজিটাইজ করতে হবে। এই কোর্সে আমরা যে প্যাকেজটি ব্যবহার করি তার মধ্যে একটি অ্যাপ রয়েছে যা রসিদগুলি স্ক্যান করে, কিন্তু আপনি যদি অন্য কোনও প্যাকেজ ব্যবহার করেন যাতে এটি নেই, আমরা টারবোস্ক্যানের সুপারিশ করি (গুগল প্লে স্টোর এবং অ্যাপল অ্যাপ স্টোর উভয়েই পাওয়া যাবে)। এই অ্যাপের সাহায্যে আপনি সহজেই আপনার রসিদগুলি স্ক্যান করতে পারেন, তারপরে সেগুলি ক্লাউডে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। ছোট টিপ: আপনি যখনই রসিদগুলি পান তখনই নিজেকে স্ক্যান করতে শেখান৷ এটি দোকানে কিছুটা পাগলামি দেখাতে পারে, তবে এটি নিশ্চিত করে যে আপনি সত্যিই আর কখনও একটি রসিদ হারাবেন না। এছাড়াও, আপনার প্রশাসনের সাথে তাল মিলিয়ে চলা একটি হাওয়া হয়ে যায়, কারণ আপনাকে আর ত্রৈমাসিকের শেষে আপনার সমস্ত রসিদ স্ক্যান করতে হবে না। অ্যাপটির দাম 7 ইউরো অনেক, তবে এটি বেশ মূল্যবান।

04 নিবন্ধন করুন

বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ আপনাকে একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল সময় অফার করে, তাই আপনি প্যাকেজটি আপনার জন্য সঠিক কিনা তা দেখতে শান্তিতে চেষ্টা করতে পারেন। তাই আমরা সুপারিশ করছি যে আপনি এটি ব্যবহার করুন। আমরা e-Boekhoudt.nl বেছে নিই কারণ আমরা মনে করি এটি এমন একটি প্যাকেজ যা বেশিরভাগ লোকের জন্য উপযুক্ত, এবং কারণ আমরা ইন্টারফেস পছন্দ করি, কিন্তু অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজগুলি অনুসন্ধান করুন এবং কয়েকটি চেষ্টা করুন৷ আমাদের উদাহরণে আপনি www.e-boekhoudt.nl-এ সার্ফ করুন যেখানে আপনি ক্লিক করুন চেষ্টা করছে ক্লিক তারপরে আপনি অন্য কোনও সাইটের মতো একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। আপনি 14 দিনের জন্য সাইটটি ব্যবহার করে দেখতে পারেন, তারপরে এটির জন্য আপনাকে প্রতি মাসে 7.95 টাকা মূল সাবস্ক্রিপশন এবং বিলিং মডিউলের জন্য প্রতি মাসে 5.95 টাকা খরচ হবে (যা আমরা দৃঢ়ভাবে সুপারিশ করি)।

05 সাহায্য ভিডিও

আমাদের e-Boekhoudt.nl-এর প্যাকেজটি পছন্দ করার একটি কারণ হল সাইটটি এমন ভিডিও দিয়ে পরিপূর্ণ যা আপনাকে আপনার প্রশাসনকে ডিজিটালভাবে কনফিগার করতে সাহায্য করে৷ আমরা এটাও জানি যে এটি সাধারণত কীভাবে হয়: আপনি শুরু করতে চান এবং প্রথমে সব ধরনের ভিডিও দেখতে চান না। যাইহোক, সচেতন থাকুন যে এটি আপনার প্রশাসন সম্পর্কে, এমন কিছু যা আপনি ভালভাবে সংগঠিত করতে চান কারণ এটি আপনাকে অনেক ঘন্টা কাজ বাঁচাতে পারে। অবশ্যই আমরা ব্যাখ্যা করি যে কীভাবে মূল বিষয়গুলি কাজ করে, তবে ভিডিওগুলি বিষয়টির গভীরে যায় এবং তাই খুব শিক্ষণীয়। সাইটে লগ ইন করুন এবং উপরের ডানদিকে ক্লিক করুন সমর্থন. একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ক্লিক করুন ভিডিও প্রশিক্ষণ. সেখানে আপনি সাইটটি কীভাবে কাজ করে তা আরও ভালভাবে বুঝতে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ভিডিও পাবেন।

06 খোলার ব্যালেন্স

আমরা অবিলম্বে কঠিনতম অংশ দিয়ে শুরু করি: খোলার ভারসাম্য, যার মাধ্যমে পাওয়া যেতে পারে ব্যবস্থাপনা / ওপেনিং ব্যালেন্স. এটি মূলত সমস্ত আর্থিক দিকগুলির সংক্ষিপ্তসার যা আপনার কোম্পানি তৈরি করে: আয়, খরচ, প্রাপ্য, … আমরা কী নিয়ে কথা বলছি আপনার যদি কোনও ধারণা না থাকে তবে আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যেই একজন হিসাবরক্ষক ব্যবহার করছেন (কারণ এটিও আপনার এনালগ প্রশাসনের অংশ। ) এবং আপনি তার কাছ থেকে এই তথ্যের জন্য অনুরোধ করতে পারেন। যে কোনও ক্ষেত্রে, এটি অপরিহার্য যে বাম এবং ডান কলামের মোট (অর্থাৎ সম্পদ এবং দায়) সমান। কিন্তু আপনি এটি সম্পূর্ণ করার আগে, আপনাকে প্রথমে আপনার সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্টগুলি সেট আপ করতে হবে।

07 সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন

লেজার অ্যাকাউন্টের মতো একটি শব্দ দ্বারা ভয় পাবেন না। আপনি আপনার প্রশাসনকে ড্রয়ার সহ একটি বড় আলমারি হিসাবে ভাল ভাবতে পারেন। প্রতিটি ড্রয়ার আপনার ব্যবসার একটি অংশকে প্রতিনিধিত্ব করে, যেমন আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট (পেমেন্ট পদ্ধতি), কোনো কিছুর সাবস্ক্রিপশন (লাভ এবং ক্ষতি), আপনার ইনভেন্টরি (ব্যালেন্স শীট) ইত্যাদি। ড্রয়ার শব্দটি সম্ভবত আপনাকে চাপ দেবে না এবং একটি সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট ঠিক একই রকম। তাই আপনার অনলাইন প্রশাসনের জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি আপনার কোম্পানির সমস্ত উপাদানকে ম্যাপ আউট করুন। ক্লিক করুন ব্যবস্থাপনা এবং তারপর সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট. আপনি এখানে প্রচুর 'ড্রয়ার' দেখতে পাবেন, যার বেশিরভাগই আপনি কখনই ব্যবহার করবেন না। আপনি এই ড্রয়ারগুলির একটিতে আপনার কোম্পানির সমস্ত খরচ এবং সুবিধা সংরক্ষণ করতে পারেন কিনা দেখুন। যদি না হয়, একটি নতুন ড্রয়ার বা সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।

08 সম্পর্ক তৈরি করা

আপনার প্রশাসনের জন্য এটা অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি কার কাছ থেকে টাকা পেয়েছেন এবং কাকে টাকা দিয়েছেন। সে কারণে সম্পর্ক তৈরি করা প্রয়োজন। আপনি শীর্ষে ক্লিক করে তা করবেন সম্পর্ক এবং তারপর যোগ করুন বাম ফলকে। এটি বেশ সহজ, এটি কেবল প্রাসঙ্গিক গ্রাহক বা ক্লায়েন্টের সমস্ত যোগাযোগের বিশদ সম্পর্কিত।

09 পণ্য তৈরি করুন

ধরুন আমরা এখন আপনাকে একটি চালান তৈরি করতে বলি, তাহলে সম্ভবত আপনি যা করেছেন এবং কত খরচ হয়েছে তা পূরণ করুন। ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রেও একই কথা, অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজটি জানতে চায় যে কীভাবে একটি নির্দিষ্ট পণ্য বা পরিষেবা ডেবিট করা উচিত। আপনি এর জন্য পণ্য তৈরি করুন। ক্লিক করুন চালান এবং তারপর অধীনে পণ্য এবং সেবা চালু যোগ করুন. আপনাকে এখন পরিষেবা বা পণ্যের জন্য একটি কোড লিখতে হবে (আপনি নিজেই এটি ভাবতে পারেন) এবং একটি বিবরণ (উদাহরণস্বরূপ: ডিভিডি)। তারপর একটি নির্বাচন করুন ইউনিট, আমাদের ক্ষেত্রে টুকরা. যদি আপনার প্রয়োজন ইউনিট (উদাহরণস্বরূপ শব্দ আপনি যদি নিবন্ধগুলি লেখেন এবং প্রতি শব্দে অর্থ প্রদান করেন) এখনও বিদ্যমান নেই, আপনি শিরোনামের অধীনে এটি তৈরি করতে পারেন ইউনিট বামে. প্রযোজ্য হলে ক্রয় মূল্য এবং ভ্যাট ব্যতীত বিক্রয় মূল্য লিখুন। ভ্যাট হার নির্বাচন করুন এবং ভ্যাট সহ বিক্রয় মূল্য অবিলম্বে দেখানো হবে। মৌমাছি বিপরীত হিসাব এই পণ্যটি কোন 'ড্রয়ারে' রয়েছে তা নির্বাচন করুন। এটি খুব সাধারণ (টার্নওভার গ্রুপ 1), বা খুব নির্দিষ্ট (ডিভিডি) হতে পারে। যদিও আপনি প্রথমে ডিভিডির জন্য একটি লেজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করেছেন। সহজ জিনিস এখন: ভ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'ড্রয়ার' ভ্যাট প্রদান করা হয়.

10 চালান পাঠান

আপনার তৈরি পণ্য তাই চালান সময় ব্যবহার করা হয়. উপরের মেনুতে ক্লিক করুন চালান এবং তারপর যোগ করুন. একটি সম্পর্ক নির্বাচন করুন এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য পূরণ করুন। তারপর ক্লিক করুন পণ্য/পরিষেবা যোগ করুন. এখন আপনি যখন উপরের ক্ষেত্রে ক্লিক করেন, আপনি আপনার কনফিগার করা পণ্যগুলির মধ্যে একটি যোগ করতে পারেন। আপনি অবিলম্বে দেখতে পারেন কেন এটি দরকারী, সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য অবিলম্বে প্রবেশ করানো হয় (তবে দামের পার্থক্য থাকলে তা পরিবর্তন করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ)। এইভাবে আপনি প্রতিটি পণ্য বা পরিষেবার জন্য একটি লাইন যোগ করুন। আপনার হয়ে গেলে, চালান সংরক্ষণ করুন এবং এটি পাঠান। e-Boekhoudt.nl এর জন্য সব ধরনের টেমপ্লেট অফার করে।

11 বুকিং বিল/রসিদ

আয়ের পাশাপাশি আপনার খরচও আছে। আপনি সাইটের ট্যাবে ক্লিক করে এটি বুক করুন অ্যাকাউন্টিং এবং তারপর চালান. মৌমাছি বুকিং এর ধরন আপনি কি চয়ন করেন? চালান গ্রহণ করুন. একটি সম্পর্ক চয়ন করুন এবং চালানের তথ্য পূরণ করুন (সঠিক বিপরীত অ্যাকাউন্ট সহ)। ক্লিক করুন ফাইল যোগ করা হচ্ছে আপনি চালান আপলোড করতে চান. রসিদের জন্য সম্পর্ক ব্যবহার করা সুবিধাজনক নয়, সর্বোপরি, কখনও কখনও আপনি বইয়ের দোকানে এমন কিছু কিনে থাকেন, যা অবিলম্বে সম্পর্ক নয়। উপরন্তু, রসিদের একটি চালান নম্বর নেই। সেক্ষেত্রে ক্লিক করুন বিবৃতি/রসিদ বাম ফলকে। বুকিং এর ধরন নির্বাচন করুন টাকা খরচ এবং সাথে অ্যাকাউন্ট আপনি কোন অ্যাকাউন্ট থেকে এটি করেছেন তা নির্দেশ করুন। আপনি এখন এটিও দেখতে পাচ্ছেন: আপনার যদি একাধিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে তাদের জন্য একাধিক লেজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করাও কার্যকর। ক্লিক করুন সংরক্ষণ রসিদ প্রক্রিয়া করতে। আপনি e-Boekhoudt.nl অ্যাপ ডাউনলোড করার সময়, আপনি সরাসরি আপনার স্মার্টফোন থেকে রসিদগুলি স্ক্যান এবং আপলোড করতে পারেন।

12 আমদানি লেনদেন

আপনি আপনার ডিজিটাল প্রশাসনে আপনার পাঠানো এবং প্রাপ্ত চালানগুলি প্রবেশ করেছেন, এখন আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের প্রকৃত লেনদেনের সাথে তাদের লিঙ্ক করা গুরুত্বপূর্ণ৷ এর কারণ হল আপনার ভারসাম্য, যা নাম থেকেই বোঝা যায়, ভারসাম্য থাকতে হবে। প্রেরিত প্রতি দশ ইউরো বিলের জন্য অবশ্যই একটি দশ ইউরো অর্থপ্রদান করতে হবে এবং প্রতি পাঁচ ইউরোর জন্য আপনার ব্যয় করা পাঁচ ইউরোর নগদ রেজিস্টার রসিদ থাকতে হবে। এই কারণেই আপনি একে অপরের বিরুদ্ধে সেই জিনিসগুলি বুক করতে যাচ্ছেন। সবচেয়ে সহজ উপায় হল আপনার ব্যাঙ্কের সাইট থেকে আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট রপ্তানি করা (প্রতিটি ব্যাঙ্ক প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করে) এবং তারপরে ক্লিক করুন আমদানি শিরোনাম অধীনে প্রবেশ করুন (ট্যাব হিসাববিজ্ঞান) ফাইল আপলোড করুন, উপযুক্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট চয়ন করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন আরও. ফাইলটি প্রসেস হয়ে গেলে, ক্লিক করুন আনপ্রসেসড স্টেটমেন্ট লাইনে যান. সেখানে আপনি আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের সমস্ত লেনদেন দেখতে পাবেন যেগুলি এখনও লিঙ্ক করা হয়নি, উদাহরণস্বরূপ, চালানগুলি৷ প্রতিটি মিউটেশনের জন্য আপনি এখন ঠিক কোন অংশটি কোনটির অন্তর্গত তা নির্দেশ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি খরচ এবং সমস্ত আয় একটি চালান এবং/অথবা রসিদ দ্বারা অনুষঙ্গী হয়।

লিঙ্ক

নীতিগতভাবে আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজে সবকিছু ম্যানুয়ালি করতে পারেন, তবে ম্যানেজমেন্ট শিরোনামের অধীনে আপনার কাছে সব ধরণের লিঙ্ক তৈরি করার বিকল্পও রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রথমে আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে একটি লিঙ্ক তৈরি করতে পারেন, যাতে তিনি আপনার প্রশাসনে অ্যাক্সেস করতে পারেন এবং আপনার ট্যাক্স রিটার্ন ফাইল করতে পারেন, তবে আপনি আপনার ব্যাঙ্কের সাথে একটি লিঙ্কও তৈরি করতে পারেন, যাতে আপনাকে ম্যানুয়ালি আপনার লেনদেন আমদানি এবং রপ্তানি করতে না হয়। প্রতি বার. এখানে আপনি আপনার ওয়েবশপের সাথে লিঙ্কটিও পাবেন, যাতে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিংয়ে অর্ডারের চালান প্রবেশ করতে পারেন। এটি এতটা কঠিন নয়, এবং সমর্থন পৃষ্ঠায় আপনি এটি কীভাবে কাজ করে তার একটি বিশদ ব্যাখ্যা পাবেন। তাই আমরা সুপারিশ করছি যে আপনি একেবারে এটি অন্বেষণ করুন।