নিঃসন্দেহে এমন দিন আসবে যখন আপনি চারশত চিঠি পাঠাবেন না যেগুলিকে ব্যক্তিগত অভিবাদন এবং অন্যান্য ব্যক্তিগত তথ্য সরবরাহ করতে হবে। ঠিক এই কারণেই একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে আপনি Word-এ মেলিং তালিকার ফাংশনটির সাথে পরিচিত নন এবং আপনি এমন কিছুতে ঘন্টা ব্যয় করেন যা কয়েক মিনিটের মধ্যে করা যেতে পারে (এবং ত্রুটির প্রবণতাও কম)। আমরা আপনাকে সেই সময় বাঁচাতে সাহায্য করি।
1 মেইলিং তালিকা কি?
মেলিং তালিকাগুলি Word এর মধ্যে একটি ফাংশন যা আপনাকে ডেটা আমদানি করতে সক্ষম করে, উদাহরণস্বরূপ, একটি Excel নথি। ধরুন আপনার কাছে 25 জনের ডেটা সহ একটি এক্সেল ডকুমেন্ট আছে, Word সেই ডেটা ধারণ করে 25 টি ডকুমেন্ট তৈরি করতে মেইলিং ফাংশন ব্যবহার করবে। নথির বাকি অংশটি স্ট্যান্ডার্ড তথ্য দিয়ে সম্পন্ন করা হয়েছে যা প্রতিটি নথি এবং প্রতিটি অক্ষরের জন্য একই। তাই আপনি খুব দ্রুত ব্যক্তিগত চিঠি তৈরি করতে পারেন, যখন আপনাকে শুধুমাত্র একবার কাজটি করতে হবে। আরও পড়ুন: 12টি ধাপে একজন প্রকৃত শব্দ বিশেষজ্ঞ হয়ে উঠুন।
2 শুধু ভাবুন
এটি কিছুটা আনাড়ি শোনাচ্ছে, তবে ধীর হওয়া এই কর্মশালার সবচেয়ে দরকারী পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি। কলসিতে সবকিছু থাকার চেয়ে বিরক্তিকর আর কিছুই নেই, শুধুমাত্র এটি খুঁজে পেতে যে আপনাকে এক্সেল ডকুমেন্ট সামঞ্জস্য করতে হবে কারণ আপনি কিছু ভুলে গেছেন। ওয়ার্ড নথিতে আপনি কী চান তা নিয়ে ভাবুন। উদাহরণ স্বরূপ, আমরা একটা বিয়ের আমন্ত্রণ পাঠাই। প্রথমত, ঠিকানা এবং ব্যক্তিগত অভিবাদনের জন্য আমাদের নাম এবং ঠিকানার বিশদ প্রয়োজন, তবে আমরা ডিনারের জন্য টেবিল নম্বরও বরাদ্দ করতে চাই। দুইশত অতিথি আসছে, তাই আপনি কল্পনা করতে পারেন যে এটি ম্যানুয়ালি একটি বিশাল কাজ হবে। একটি মেইলিং তালিকা সঙ্গে যে তাই সহজ.
3 ওয়ার্ড ডকুমেন্ট তৈরি করুন
এখন যেহেতু আপনি আপনার নথিতে কী রাখতে চান তার একটি প্রাথমিক ধারণা রয়েছে (আমাদের ক্ষেত্রে, একটি চিঠি), এটি আসলে এটি তৈরি করার সময়। ওয়ার্ড শুরু করুন এবং একটি নতুন নথি তৈরি করুন, এর মাধ্যমে ফাইল / নতুন / ফাঁকা নথি. আপনি শুধুমাত্র একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করতে বেছে নিতে পারেন, যার শেষ ফলাফলের উপর কোন প্রভাব নেই। তারপরে নথি তৈরি করুন বা আপনি যে চিঠিটি পাঠাতে চান তা লিখুন। এই চিঠিটি সম্পূর্ণ করুন, অভিবাদন সহ, উপরের ডানদিকে ঠিকানা (যদি প্রযোজ্য হয়) এবং আমাদের ক্ষেত্রে: টেবিল নম্বরের অ্যাসাইনমেন্ট। আপনি যে ডেটাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরে বোল্ডে পূরণ করতে চান তা করুন, যাতে আপনি পরে এটি ভুলে না যান৷ চিঠিটি সম্পূর্ণ করার মাধ্যমে, আপনি কিছু ভুলে গেছেন কিনা তা আপনার নিজের জন্য একটি কংক্রিট ওভারভিউ আছে। আপনি কিছু ভুলে যাননি তা নিশ্চিত করতে নথিটি পরীক্ষা করুন এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের (আপনার অংশীদার, সহকর্মী, ইত্যাদি) দ্বারা এটি পরীক্ষা করুন৷ নথি সংরক্ষণ করুন।
4 এক্সেল ডকুমেন্ট তৈরি করুন
তারপর আপনি এক্সেল ডকুমেন্ট তৈরি করুন। অবশ্যই, আপনার যদি ইতিমধ্যেই Excel এ সমস্ত নাম এবং ঠিকানা থাকে তবে এটি অনেক সময় সাশ্রয় করে, যাতে আপনাকে শুধুমাত্র অনুপস্থিত উপাদানগুলি যোগ করতে হবে। ক্লিক করুন ফাইল / নতুন / খালি ওয়ার্কবুক নতুন নথি তৈরি করতে। এই ক্ষেত্রে টেমপ্লেটগুলি কাম্য নয়, এটি কেবল বিভ্রান্তি তৈরি করে, যতটা সম্ভব খালি এবং সহজ রাখুন। যা জানা গুরুত্বপূর্ণ তা হল যে এক্সেলের কলামগুলি বিষয় হিসাবে কাজ করে (যেমন নাম, ঠিকানা, টেবিল নম্বর ইত্যাদি) এবং সারিগুলি সেই সমস্ত ডেটার গণনা হিসাবে কাজ করে, অর্থাৎ, আমাদের ক্ষেত্রে, প্রতিটি সারি আলাদা ব্যক্তি। .
5 একটি এক্সেল নথি পূরণ করুন
এখন আপনি এক্সেল ডকুমেন্ট পূরণ করা শুরু করতে পারেন। আমাদের ক্ষেত্রে, আমরা নথির প্রথম লাইনে নিম্নলিখিত শিরোনামগুলি রাখি: প্রথম নাম, শেষ নাম, ঠিকানা, পোস্টাল কোড, শহর এবং টেবিল নম্বর। একবার আপনি এটি সম্পন্ন করলে, ট্যাবে ক্লিক করে ডকুমেন্টের উপরের সারিটি ব্লক করুন ছবি পটি এবং তারপর ব্লক / ব্লক উপরের সারি. এটা সহজ; এইভাবে আপনি নিচে স্ক্রোল করলে দেখতে পাবেন কোন কলামে আপনি দীর্ঘ নথি নিয়ে কাজ করছেন। তারপরে আপনি নথিটি পূরণ করুন: তাই প্রত্যেকের প্রতিটি লাইনে শিরোনামের সাথে সম্পর্কিত তথ্য (আমাদের ক্ষেত্রে, প্রথম নাম, পদবি, ইত্যাদি)। আপনি যদি ই-মেইলে নথি পাঠাতে চান তবে একটি ই-মেইল ঠিকানাও প্রয়োজন।
সঠিক কোষ বৈশিষ্ট্য মনোযোগ দিন
আপনি যদি শুধুমাত্র Excel ডকুমেন্টে টেক্সট ব্যবহার করেন যার সাহায্যে আপনি Word এ নথি তৈরি করতে চান, তাহলে আপনাকে ঘরের বৈশিষ্ট্য নিয়ে চিন্তা করতে হবে না। কিন্তু আপনি যদি চূড়ান্ত নথিতে পরিমাণ উল্লেখ করতে চান, উদাহরণস্বরূপ, তাহলে কোষের বৈশিষ্ট্যগুলি গুরুত্বপূর্ণ। সেল প্রোপার্টি এক্সেলকে বলে যে কক্ষের বিষয়বস্তু ঠিক কী। কারণ আমরা সহজেই একটি পরিমাণ, একটি তারিখ বা একটি বাড়ির নম্বরের মধ্যে পার্থক্য দেখতে সক্ষম হতে পারি, এক্সেল তা পারে না। একটি কক্ষের বিষয়বস্তু ঠিক কী উপস্থাপন করে তা এক্সেলকে জানাতে, ঘরে ডান-ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন কোষের বৈশিষ্ট্য. প্রদর্শিত উইন্ডোতে, আপনি বাম দিকে সেলটিতে কী ধরনের সামগ্রী রয়েছে তা চয়ন করতে পারেন এবং ডানদিকে এটি আরও কনফিগার করতে পারেন (উদাহরণস্বরূপ, দশমিক বিন্দুর পরে কতগুলি সংখ্যা প্রদর্শিত হবে তা নির্দিষ্ট করে)।
6 মেল মার্জ উইজার্ড
আপনার Word নথি পাইপলাইনে রয়েছে এবং সমস্ত ঠিকানা এবং অন্যান্য তথ্য এক্সেল নথিতে প্রবেশ করানো হয়েছে৷ ওয়ার্ড এক্সেল থেকে তথ্যের সাথে অনেক কিছু করতে পারে, কিন্তু তারপর প্রোগ্রামটি অবশ্যই প্রথমে জানতে হবে যে এটি কোন নথিতে উদ্বিগ্ন এবং এটির সাথে এটি ঠিক কী করা উচিত। আপনি Word এর উইজার্ডের সাহায্যে খুব সহজে সেই লিঙ্কটি তৈরি করতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার Word-এ ডকুমেন্ট আছে যেখানে আপনি ডাটা ঢোকাতে চান খুলুন এবং ক্লিক করুন মেইলিং / স্টার্ট মেল মার্জ / ধাপে ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড.
7 Excel নথি নির্বাচন করুন৷
এখন গুরুত্বপূর্ণ পছন্দ করার সময়। আপনাকে প্রথম ধাপে কিছু বেছে নিতে হবে না, কারণ আমরা ইতিমধ্যে একটি নথি তৈরি করেছি। ক্লিক করুন পরবর্তী এবং বিকল্পটি ছেড়ে দিন বর্তমান নথি ব্যবহার করে নির্বাচিত হয় আবার ক্লিক করুন পরবর্তী. বিকল্পটি ছেড়ে দিন একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করে নির্বাচিত হয় এবং ক্লিক করুন মাধ্যমে পাতা. এখন আপনার তৈরি করা ঠিকানা ফাইলে নেভিগেট করুন এবং ক্লিক করুন খুলতে এবং তারপরে ঠিক আছে প্রদর্শিত উইন্ডোতে। আপনি এখন এক্সেল ডকুমেন্টের ঠিকানাগুলি দেখতে পাবেন, প্রথম সারিটি (বিবরণের নাম, ঠিকানা ইত্যাদি সহ) হেডার হিসাবে ব্যবহৃত হচ্ছে। ক্লিক করুন পরবর্তী.
