এভাবেই আপনি আপনার স্মার্টফোন দিয়ে স্ক্যান করতে পারবেন

আরও বেশি সংখ্যক এজেন্সি কাগজবিহীন হতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, কিন্তু আপনি পোস্টে ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে একটি চিঠি পাওয়া বা দোকানে একটি রসিদ প্রাপ্তি সম্পূর্ণরূপে এড়াতে পারবেন না। আপনি কি এই সমস্ত কাগজপত্র নিজেই ডিজিটাইজ করতে চান? তারপর আপনি করতে পারেন: আপনার যা দরকার তা হল একটি ক্যামেরা সহ একটি স্মার্টফোন এবং সঠিক সফ্টওয়্যার৷ আমরা ব্যাখ্যা করি কিভাবে আপনি আপনার স্মার্টফোন দিয়ে স্ক্যান করতে পারেন।

টিপ 01: মোবাইলে কাজ করুন

আপনি কোন অ্যাপগুলি ব্যবহার করতে পারেন সে সম্পর্কে আমরা আপনাকে তথ্য দেওয়ার আগে, প্রথমে আপনাকে আপনার পদ্ধতি সম্পর্কে একটি টিপ দিই৷ পুরানো বিশ্বস্ত স্ক্যানার দিয়ে স্ক্যান করার চেয়ে মোবাইল স্ক্যান করা অনেক সহজ, কিন্তু আপনি যখন সমস্ত রসিদ সংরক্ষণ করেন, আপনার ডেস্কে রসিদের পাহাড় থাকে তখনও এটি অনেক কাজ। সেই রসিদগুলি সম্ভবত ততক্ষণে অর্ধেক চূর্ণবিচূর্ণ হয়ে যাবে এবং এটি স্ক্যান করা সহজ করে না (টিপ 6 দেখুন)। তাই আমরা আপনাকে যা সুপারিশ করব তা হল আপনার কাজের পদ্ধতি পরিবর্তন করুন। আপনার স্মার্টফোন দিয়ে স্ক্যান করার সুবিধা হল আপনার কাছে সেই স্মার্টফোনটি সবসময় থাকে। যে সুবিধা নিতে দরকারী. অন্য কথায়: যদি আপনি একটি রসিদ পান, দ্রুত একটি শান্ত জায়গা খুঁজুন, আপনার রসিদ স্ক্যান করুন (এবং এটি সরাসরি ক্লাউডে আপলোড করুন, যাতে আপনি আপনার স্মার্টফোন হারিয়ে ফেললে আপনার রসিদগুলি হারানোর ঝুঁকি না চালান)। এটিতে কিছু অভ্যস্ত হতে লাগে, কিন্তু একবার এটি আপনার রুটিনের অংশ হয়ে গেলে, এটি আপনার জীবনকে অনেক সহজ এবং আরও সংগঠিত করে তোলে।

টিপ 02: একটি মেঘ চয়ন করুন

মোবাইল স্ক্যানিং জিনিসগুলিকে অনেক পরিষ্কার করে দেয়... যদি না আপনি এটিকে এলোমেলো করেন। সব পরে, আপনি আপনার ফাইল রাখতে পারেন যেখানে অনেক জায়গা আছে. অবশ্যই আপনার স্মার্টফোনে, তবে আমরা এর বিরুদ্ধে দৃঢ়ভাবে পরামর্শ দিই: আপনি যদি আপনার স্মার্টফোন হারিয়ে ফেলেন বা এটি চুরি হয়ে যায়, আপনি আপনার ডেটা হারাবেন। আপনার পিসি বা ম্যাকের সাথে সিঙ্ক করা অবশ্যই সম্ভব, তবে এটি কিছুটা কষ্টকর কারণ ক্লাউডে আপলোড করা অনেক দ্রুত (এবং কখনও কখনও স্বয়ংক্রিয়)। আপনি একটি মেঘ চয়ন, তারপর সত্যিই একটি মেঘ চয়ন. ড্রপবক্সে একটি রসিদ এবং Google ড্রাইভে আরেকটি রসিদ আপলোড করবেন না। একটি পছন্দ করুন এবং উপযুক্ত অ্যাপটি ব্যবহার করুন। বেশিরভাগ ক্লাউড পরিষেবাতে স্ক্যান করার ক্ষমতা সহ তাদের নিজস্ব অ্যাপ রয়েছে। আমরা এই অ্যাপগুলি নিয়ে আলোচনা করি এবং আমরা এমন একটি অ্যাপ নিয়ে আলোচনা করি যা ক্লাউড পরিষেবার হাতে নেই।

আপনার স্ক্যানের জন্য একটি সহজ অনলাইন ফটো পরিষেবা হল Google ফটো। আপনি এটি বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারেন এবং এটি আপনার ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোন উভয় ক্ষেত্রেই কাজ করে (Android এবং Apple)। এছাড়াও, Google ফটোতে আপনি অ্যালবামগুলির সহজ ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ আপনার রসিদগুলি (বা অন্যান্য স্ক্যানগুলি) শ্রেণীবদ্ধ করতে বা আপনার নিয়মিত ফটোগুলি থেকে আলাদা করতে৷ আপনি আমাদের সাইটে Google Photos সম্পর্কে সবকিছু পড়তে পারেন।

ক্লাউড পরিষেবাগুলি সমস্ত আকার এবং আকারে আসে এবং আপনি নিজেকে Google ফটোগুলির চেয়ে অন্য পরিষেবা পছন্দ করতে পারেন৷ তাদের প্রত্যেকের নিজস্ব সুবিধা এবং বৈশিষ্ট্য রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, অনেক প্রতিযোগীর বিপরীতে, ড্রপবক্স একটি নির্দিষ্ট অপারেটিং সিস্টেমের সাথে আবদ্ধ নয়। উদাহরণস্বরূপ, আইক্লাউড (অ্যাপল ইকোসিস্টেমে একীভূত), গুগল ড্রাইভ বা মাইক্রোসফ্টের ওয়ানড্রাইভের সাথে এটি আলাদা।

এবং তারপরে অসংখ্য ছোট, সামান্য কম সুপরিচিত পরিষেবা রয়েছে। বক্স, উদাহরণস্বরূপ, যা ব্যবসার উপর আরো ফোকাস করে। অথবা SpiderOak, যার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কৃতিত্ব হিসাবে গোপনীয়তা রয়েছে। মেগা কিম ডটকমের একটি পরিষেবা, একজন সুপরিচিত ইন্টারনেট উদ্যোক্তা। এবং স্ট্যাক হল একটি ডাচ ক্লাউড যা আপনাকে বিনামূল্যে সঞ্চয়স্থানের এক টেরাবাইটের চেয়ে কম দেয় না। তাই পছন্দ প্রচুর.

কার্যত প্রতিটি ক্লাউড অ্যাপের একটি স্ক্যান ক্ষমতাও রয়েছে

টিপ 03: ড্রপবক্স দিয়ে স্ক্যান করুন

ড্রপবক্স গত বছর থেকে অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস উভয়ের জন্য ড্রপবক্স অ্যাপের মাধ্যমে নথি স্ক্যান করতে সক্ষম হয়েছে। এই বিষয়ে সহজ জিনিস, অবশ্যই, নথিগুলি আপনার স্মার্টফোনে সংরক্ষণ করা হয় না, তবে সরাসরি ড্রপবক্সে আপলোড করা হয় এবং সম্ভবত অবিলম্বে আপনার কম্পিউটারে ড্রপবক্স অ্যাপের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করা হয়। একটি নথি স্ক্যান করতে, ড্রপবক্স অ্যাপটি শুরু করুন, নীচে প্লাস চিহ্ন টিপুন এবং তারপরে স্ক্যান ডকুমেন্ট নির্বাচন করুন৷ ক্যামেরা এখন অবিলম্বে শুরু হবে, তারপরে আপনি স্ক্যান করার জন্য নথিতে এটি নির্দেশ করতে পারেন। একটি নীল ফ্রেম দেখায় যে কোন পৃষ্ঠটি স্ক্যান করা হবে। চমৎকার জিনিস হল যে আপনাকে ক্যামেরাটি সরাসরি উপরে ধরে রাখতে হবে না; অ্যাপটি ছবি নিজেই সংশোধন করে। নীচে বাম দিকে প্লাস চিহ্ন টিপলে আপনি একটি পৃষ্ঠা যুক্ত করতে পারবেন এবং স্লাইডারগুলি টিপলে আপনি রঙ, কালো এবং সাদা ইত্যাদির মতো জিনিসগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন৷ উপরের ডানদিকে আইকন দিয়ে চিত্রটি ঘোরান। সন্তুষ্ট? তারপর চাপুন পরবর্তী, এটি একটি PDF বা PNG ফাইল হবে কিনা তা স্থির করুন, ড্রপবক্সে একটি স্টোরেজ অবস্থান চয়ন করুন, তারপরে টিপুন৷ রাখা.

টিপ 04: … Google ড্রাইভের সাথে

গুগল তার গুগল ড্রাইভ অ্যাপে স্ক্যানিং বিকল্পটিও তৈরি করেছে, তবে দুর্ভাগ্যবশত এই কার্যকারিতাটি লেখার সময় শুধুমাত্র অ্যান্ড্রয়েডের জন্য বিদ্যমান। গুগল ড্রাইভে স্ক্যান ফাংশন ব্যবহার করতে, আপনার অ্যান্ড্রয়েড স্মার্টফোনে অ্যাপটি চালু করুন এবং নীচে ডানদিকে (নীল বৃত্তে) প্লাস চিহ্ন টিপুন। প্রদর্শিত মেনুতে, টিপুন স্ক্যান. ঠিক যেমন ড্রপবক্স অ্যাপে, ক্যামেরা অবিলম্বে চালু হয় এবং আপনি যে নথিটি স্ক্যান করতে চান সেটিতে নির্দেশ করতে পারেন। ড্রপবক্সের বিপরীতে, কোনও ফ্রেম দেখানো হয় না, তবে ধারণাটি একই এবং তির্যক চিত্রগুলি এখানেও সংশোধন করা হয়েছে। যদি সেই ফ্রেমটি সম্পূর্ণরূপে সঠিকভাবে সেট করা না হয়, আপনি উপরের বর্গক্ষেত্রের আইকনটি টিপে এটি সংশোধন করতে পারেন। এছাড়াও এই অ্যাপে আপনি নীচে বাম দিকে প্লাস চিহ্ন টিপে পৃষ্ঠাগুলি যুক্ত করতে পারেন। উপরের পেইন্ট প্যালেট আইকনটি আপনাকে চয়ন করতে দেয় যে এটি রঙ বা কালো এবং সাদা হওয়া উচিত এবং উপরের ডানদিকে তিনটি বিন্দু আপনাকে পৃষ্ঠাটি সম্পূর্ণরূপে ঘোরাতে, নাম দিতে বা মুছে ফেলতে দেয়৷ আপনি সন্তুষ্ট হলে, নীচের ডানদিকে চেক মার্ক টিপুন এবং আপনার ছবি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Google ড্রাইভে আপলোড হবে।

টিপ 05: … Turboscan সহ

TurboScan Pro অ্যাপটির দাম 5.49 ইউরো (অথবা Android এর জন্য 3.50 ইউরো), যেখানে ড্রপবক্স এবং গুগল ড্রাইভের অ্যাপগুলি বিনামূল্যে। কিন্তু এই অ্যাপটি আরও নমনীয় এবং এর জন্য আমাদের কাছে কিছু অফার আছে। TurboScan Pro দিয়ে স্ক্যান করতে (iOS বা Android এর জন্য), অ্যাপটি শুরু করুন এবং নীচে বাম দিকে ক্যামেরা আইকন টিপুন (চমৎকারভাবে, আপনি নীচের ডানদিকে আইকনটি ব্যবহার করে বিদ্যমান ফটোগুলিও লোড করতে পারেন)। আপনি ফটো শুট করার সাথে সাথেই, TurboScan ফ্রেমটি রাখে, যা আপনি ঘটনাস্থলেই সামঞ্জস্য করতে পারেন। চাপুন সম্পন্ন যত তাড়াতাড়ি ফ্রেম সঠিক হয় (বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক)। নীচে ডানদিকে আপনি নির্দেশ করতে পারেন যে আপনি রসিদটি কালো এবং সাদা বা রঙে সংরক্ষণ করতে চান (কালো এবং সাদা কম জায়গা নেয়), এবং আপনি নীচের বর্গক্ষেত্রগুলির সাথে রঙের স্কিমটি সামঞ্জস্য করতে পারেন। তারপর চাপুন পরবর্তী. নীচে ডানদিকে আইকন (প্লাস সাইন) দিয়ে আপনি স্ক্যানে একটি পৃষ্ঠা যুক্ত করতে পারেন, ব্রাশের আইকন দিয়ে আপনি নাম পরিবর্তন করতে পারেন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি তারিখ যোগ করতে পারেন এবং স্ক্যানটি কোন বিন্যাসে সংরক্ষণ করা উচিত তা নির্দেশ করতে পারেন। বোতাম দিয়ে শেয়ার করার জন্য নীচে বাম দিকে, স্ক্যানটি সংরক্ষণ করুন বা ক্লাউডে আপলোড করুন৷

আপনার রসিদ wrinkled? স্ক্যান করার আগে, এগুলি একটি কাচের প্লেটের নীচে রাখুন

টিপ 06: বলি

আমরা সুপারিশ করি যে আপনি রসিদের মতো জিনিসগুলি গ্রহণ করার সাথে সাথেই স্ক্যান করুন, যেমন আপনি টিপ 1-এ পড়তে পারেন। যদি এটি সম্ভব না হয় বা আপনি কিছু করতে চান না, তাহলে সম্ভাবনা রয়েছে যে আপনি কুঁচকানো রসিদগুলি নিয়ে শেষ হয়ে যাবেন। এটি স্ক্যানিংকে যথেষ্ট কঠিন করে তোলে, তবে অসম্ভব নয়। আপনি অবশ্যই রসিদ/দস্তাবেজগুলি ভাঁজ এবং রোল ব্যাক করতে পারেন, তবে এটি অনেক সময় নেয় এবং তাই মোবাইল স্ক্যানিংয়ের উপযোগিতা খুঁজে পাওয়া অবশ্যই কঠিন। এই সমস্যাটি এমন পদ্ধতির মাধ্যমে বেশ সহজে সমাধান করা যেতে পারে যা আসলে একটি প্রথাগত স্ক্যানার থেকে খুব আলাদা নয়: একটি গ্লাস স্লাইড। একটি ফটো ফ্রেম থেকে একটি গ্লাস বা প্লাস্টিকের প্লেট নিন এবং এটি স্ক্যান করার জন্য রসিদের উপরে রাখুন। বলিরেখা আর সমস্যা নেই। দিনের বেলায় কিছু করতে হবে, কারণ প্রদীপের প্রতিফলন কাজের মধ্যে একটি স্প্যানার নিক্ষেপ করতে পারে।

টিপ 07: OCR?

উল্লিখিত অ্যাপগুলি খুব সুন্দর এবং দক্ষতার সাথে কাজ করে, তবে একটি সাধারণ ত্রুটি রয়েছে: তারা স্ক্যান করা পাঠ্যকে ডিজিটাল পাঠ্যে রূপান্তর করতে সক্ষম নয় (অর্থাৎ, পাঠ্য যা আপনি তারপরে অনুলিপি এবং পেস্ট করতে পারেন)। সৌভাগ্যবশত, এমন অ্যাপ রয়েছে যা এই প্রযুক্তি ব্যবহার করে (ocr), এবং সেই অ্যাপগুলির মধ্যে একটি সুপরিচিত সফ্টওয়্যার প্রস্তুতকারকের: মাইক্রোসফ্ট! অফিস লেন্স বিনামূল্যে এবং Android এবং iOS উভয়ের জন্য উপলব্ধ। একটি নথি স্ক্যান করতে, অ্যাপটি শুরু করুন এবং নীচে নির্দেশ করুন যে এটি একটি নথি৷ আপনি যে নথি/রসিদটি স্ক্যান করতে চান তার দিকে আপনার ক্যামেরাটি নির্দেশ করুন এবং সাদা ফ্রেমটি নথিটিকে সঠিকভাবে আবদ্ধ করলে লাল বোতাম টিপুন। এখন চাপুন +1 স্ক্যানে অন্য ডকুমেন্ট যোগ করতে নীচে বাম দিকে বা ক্লিক করুন প্রস্তুত আপনি ফলাফলের সাথে খুশি হলে উপরের ডানদিকে। যখন আপনি এখন নীচে পিডিএফ টিপুন, ডকুমেন্টটি একটি সম্পাদনাযোগ্য পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়, অন্য কথায় ডকুমেন্টের সমস্ত পাঠ্য নির্বাচন এবং অনুলিপি করা যেতে পারে।

টিপ 08: ফাইল আলাদা করা

কিছু ক্ষেত্রে এটি একটি নথি হিসাবে অনেকগুলি নথি স্ক্যান করা উপযোগী, কারণ এটি দ্রুত। কিন্তু তারপরে আপনি একটি বড় পিডিএফ দিয়ে শেষ করবেন, যখন আপনি আসলে আলাদা নথি চেয়েছিলেন। কিন্তু আপনি খুব সহজেই নথি আলাদা করতে পারেন। এটির জন্য একটি দুর্দান্ত প্রোগ্রাম হল অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট ডিসি, তবে এই প্রোগ্রামটি দামী এবং সবার জন্য একটি বিকল্প নয়। সৌভাগ্যবশত, বিনামূল্যে বিকল্প আছে, এবং আপনি এমনকি কিছু ইনস্টল করার প্রয়োজন নেই. www.splitpdf.com-এ যান এবং আপনি যে ফাইলটি বিভক্ত করতে চান সেটি আপলোড করুন (আপনি এটি সরাসরি ড্রপবক্স বা Google ড্রাইভ থেকেও আমদানি করতে পারেন)। ক্লিক করুন আলাদা ফাইলে সব পেজ এক্সট্রাক্ট করুন অথবা বিশেষভাবে উল্লেখ করুন যে আপনি কোন ফাইলগুলিকে বিভক্ত করতে চান। এখন চাপুন বিভক্ত আসলে ফাইল বিভক্ত করতে. এখন একটি জিপ ফাইল তৈরি করা হবে যার মধ্যে মূল নথি থেকে একটি পৃথক পিডিএফ ফাইল হিসাবে সমস্ত পৃষ্ঠা থাকবে৷

আপনি কি একটি পূর্ণাঙ্গে একাধিক পৃথক নথি মার্জ করতে চান? আপনি বিনামূল্যে যে অনলাইন করতে পারেন

টিপ 09: … এবং একত্রিত করুন

বিপরীত পরিস্থিতি অবশ্যই সম্ভব: আপনি সমস্ত ধরণের পৃথক ফাইল স্ক্যান করেছেন এবং সেগুলিকে একটি পিডিএফে একত্রিত করতে চান। Adobe Acrobat DC এটিও করতে পারে, তবে এই ক্ষেত্রেও একটি বিনামূল্যের অনলাইন টুল রয়েছে যা আপনার জন্য এটি করতে পারে (একই নির্মাতাদের থেকে, উপায় দ্বারা)। www.pdfmerge.com-এ সার্ফ করুন এবং আপনি যে ফাইলগুলিকে একটি PDF এ একত্রিত করতে চান সেগুলি আপলোড করুন৷ ডিফল্টভাবে চারটি ক্ষেত্র আছে, কিন্তু ক্লিক করে আরও ফাইল আপনি আরো ক্ষেত্র যোগ করতে পারেন. তারপর মার্জ এ ক্লিক করুন! সাইটটি আপনার জন্য কাজ করে, এবং এর প্রায় সাথে সাথেই, সম্মিলিত PDF ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য ডাউনলোড হয়ে যায়। উভয় সাইট থেকে সফ্টওয়্যার উপলব্ধ রয়েছে যা অনলাইনে আপনার জন্য কাজ করতে পারে, তবে সেই সফ্টওয়্যারটি বিনামূল্যে নয়।

টিপ 10: সংগঠিত করুন

এই নিবন্ধের শুরুতে, আমরা একটি ক্লাউড পরিষেবা বেছে নেওয়ার সুপারিশ করেছি। কিছু ক্ষেত্রে এটি সম্ভব হবে না (উদাহরণস্বরূপ আপনি একসাথে একটি প্রশাসন পরিচালনা করেন এবং একজনের একটি অ্যান্ড্রয়েড ফোন রয়েছে এবং অন্যটির কাছে একটি আইফোন রয়েছে যা একটি Google ড্রাইভ অ্যাপ রয়েছে যা স্ক্যান সমর্থন করে না)। এই ধরনের পরিস্থিতি সর্বোত্তম নয়, তবে IFTTT দিয়ে প্রতিকার করা বেশ সহজ। IFTTT হল এমন একটি ওয়েবসাইট যা পরিষেবাগুলিকে একসাথে লিঙ্ক করতে পারে। www.ifttt.com এ যান এবং একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। আপনাকে চাকাটি পুনরায় উদ্ভাবন করতে হবে না, আপনি যে কাজটি খুঁজছেন তা ইতিমধ্যে অন্যরা তৈরি করেছে। ম্যাগনিফাইং গ্লাসে ক্লিক করুন এবং অনুসন্ধান করুন ড্রপবক্স গুগল ড্রাইভ সিঙ্ক করুন (আপনি অবশ্যই এখানে যেকোন ক্লাউড পরিষেবা দিতে পারেন; আমরা এই দুটি উদাহরণ হিসাবে নিই)। পছন্দসই বিবরণ সহ অ্যাপটি চয়ন করুন (আমাদের ক্ষেত্রে আপনার Google ড্রাইভে ড্রপবক্সে যোগ করা নতুন ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করুন) ড্রপবক্সের ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি রসিদগুলি আপলোড করেন এবং তারপরে ক্লিক করুন৷ চালু করা. এই ফোল্ডারে রাখা রসিদগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Google ড্রাইভে সিঙ্ক হয়৷ এইভাবে আপনি সবকিছু সুন্দরভাবে একসাথে রাখবেন।