আমাদের সম্ভবত আপনাকে বলার দরকার নেই যে আপনি সহজেই এক্সেলে প্রচুর পরিসংখ্যান এবং অন্যান্য ডেটা ম্যাপ করতে পারেন। কিন্তু আপনি কি জানেন যে আপনি সেই ডেটা প্রবেশ করাও অনেক সহজ করতে পারেন? আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি ইনপুট ফর্ম 'বিল্ড'।
টিপ 01: কেন?
কেন একটি ফিল-ইন ফর্ম তৈরি করুন যখন আপনি সরাসরি এক্সেলে ডেটা টাইপ করতে পারেন? এটা সত্য যে এক্সেল এর জন্য দুর্দান্ত, কিন্তু আপনি যদি আগে প্রোগ্রামটির সাথে কাজ করে থাকেন তবে আপনি এটিও লক্ষ্য করেছেন যে কখনও কখনও প্রথমে সেলগুলিতে ক্লিক করা খুব বাস্তব নয়, ভুলবশত ভুল ঘরে ক্লিক করা ইত্যাদি। . একটি বড় এক্সেল নথিতে ডেটা অনুসন্ধান করাও কখনও কখনও কঠিন হতে পারে। একটি ফিল-ইন ফর্ম এই সমস্ত জিনিসগুলিকে অনেক বেশি দক্ষ করে তুলতে পারে। প্রবেশ করা অনেক দ্রুত, আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে আপনি একইভাবে সবকিছু পূরণ করেন, একটি ক্ষেত্র ভুলে যান না এবং আপনি সহজেই প্রবেশ করা ডেটা অনুসন্ধান করতে পারেন। তাই শুরু করুন!
টিপ 02: বোতাম যোগ করুন
যদিও এই ধরনের একটি ফর্ম দরকারী, ডিফল্টরূপে Excel এই বিকল্পটি দেখায় না। এটি ব্যবহার করতে সক্ষম হওয়ার জন্য, আমাদের প্রথমে এটির জন্য একটি বোতাম যুক্ত করতে হবে দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে (অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, অটোসেভ বিকল্পের সাথে খুব উপরে টুলবার)। এই মেনুতে যেকোনো বোতামে রাইট ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবার কাস্টমাইজ করুন. ডিফল্টরূপে আপনি নীচে দেখুন অ্যাসাইনমেন্ট নির্বাচন করুন, পছন্দ জনপ্রিয় অ্যাসাইনমেন্ট নির্বাচিত হয় এই ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং তারপরে সমস্ত অ্যাসাইনমেন্ট. এখন অপশন না দেখা পর্যন্ত স্ক্রোল করুন ফর্ম দেখুন এবং তারপর ক্লিক করুন যোগ করুন এবং অবশেষে ঠিক আছে. একটি বোতাম এখন দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারে যোগ করা হয়েছে, যার সাহায্যে আপনি একটি ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন।
নিশ্চিত করুন যে এক্সেল আপনার মানগুলির সাথে কী করতে হবে তা জানে৷ টিপ 03: টেবিলটি সাজান
আপনি আপনার এক্সেল নথিতে সহজেই ডেটা প্রবেশ করতে ফর্মটি ব্যবহার করতে পারেন। কিন্তু অবশ্যই এক্সেল আপনার মন পড়তে পারে না এবং আসলেই কোন ধারণা নেই যে ফর্মে ঠিক কী থাকা উচিত। সৌভাগ্যবশত, আপনি যে উপলব্ধি করার জন্য প্রোগ্রাম করতে সক্ষম হতে হবে না; আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার টেবিল/নথিতে কোন তথ্য থাকবে তা নির্দেশ করুন। ধরুন আমরা একটি অ্যাসোসিয়েশনের প্রধান (ফুটবল, থিয়েটার, নাচ, আপনি এটির নাম বলুন) এবং আমরা সবেমাত্র একটি সফল উন্মুক্ত দিন করেছি যেখানে 200 জনেরও বেশি লোক একটি নিবন্ধন ফর্ম পূরণ করেছে। আমরা যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে এই ফর্মগুলি প্রবেশ করতে চাই৷ এটিই আমরা এক্সেলে (ডিজিটাল) ফর্ম দিয়ে করতে যাচ্ছি। এর জন্য আমাদের প্রথমে প্রতিটি উপাদান থেকে নির্দেশ করতে হবে এই ডেটা টেবিলটি গঠিত হবে। আমাদের ক্ষেত্রে এটি হল: প্রথম নাম, শেষ নাম, জন্ম তারিখ, টেলিফোন নম্বর, ই-মেইল ঠিকানা এবং পছন্দসই শুরুর তারিখ। অবশ্যই, এই শিরোনামগুলি আপনি যা ভাবতে পারেন তা হতে পারে, এটি শুধুমাত্র আমাদের উদাহরণের জন্য।
টিপ 04: কোষের বৈশিষ্ট্য
একটি গুরুত্বপূর্ণ পরবর্তী ধাপ হল কোষের বৈশিষ্ট্যগুলি সংজ্ঞায়িত করা। আপনি যে ফর্মটি তৈরি করতে যাচ্ছি সেটিকে সংজ্ঞায়িত না করেই ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু আপনি যদি চান যে আপনার প্রবেশ করানো ডেটা সঠিকভাবে প্রদর্শিত হোক, তাহলে এটা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি Excel কে জানান যে আপনি কী ধরনের ডেটা প্রবেশ করছেন৷ আমাদের ক্ষেত্রে, আমরা কলাম নির্বাচন করি নামের প্রথম অংশ এবং নামের শেষাংশ এবং ডান ক্লিক করুন কোষের বৈশিষ্ট্য. তারপর আমরা নির্বাচন করি পাঠ্যকারণ এটি কেবল সাধারণ পাঠ্য। তারপর আমরা কলামের জন্য একই কাজ জন্ম তারিখ কিন্তু সেখানে আমরা সম্পত্তি নির্বাচন করি তারিখ. এইভাবে আমরা এক্সেলকে জানাতে দিই যে কোন কলামে কি ধরনের বিষয়বস্তু থাকবে। যাইহোক, এই নিবন্ধে আমরা যাকে কলাম বলি তাও সহজে একটি সারি হতে পারে, সর্বোপরি, আপনি প্রথম সারির পরিবর্তে প্রথম কলামে শিরোনামও রাখতে পারেন, এটি কেবল আপনার পছন্দের উপর নির্ভর করে।
অবশেষে, আমরা টেবিলটিকে একটি অফিসিয়াল টেবিল ফরম্যাট দিই, যা আমরা কলাম (বা সারি) নির্বাচন করে এবং তারপরে ক্লিক করে করি শুরু করুন এবং তারপর টেবিল হিসাবে বিন্যাস শিরোনাম অধীনে শৈলী. অবশ্যই আপনি নিজের জন্য সিদ্ধান্ত নিতে পারেন আপনি কি বিন্যাস চয়ন করুন.
টিপ 05: একটি ফর্ম তৈরি করুন
এক্সেল এখন জানে যে আমাদের টেবিলে কোন উপাদানগুলি রয়েছে এবং এটি সেই বিষয়বস্তুকে কীভাবে আকৃতি দেবে। এটি এখন আমাদের ফর্ম তৈরি করা খুব সহজ করে তোলে। অন্তত এটি তৈরি করুন, এটি একটি বোতাম টিপানোর ব্যাপার। আপনার তৈরি করা সমস্ত শিরোনাম নির্বাচন করুন এবং তারপর বোতামটি ক্লিক করুন ফর্ম যা আপনি নিজেই টুলবারে যোগ করেছেন দ্রুত প্রবেশ. আপনি যদি টিপ 4-এ ফর্ম্যাটিং ধাপটি এড়িয়ে যান (সর্বশেষে, আমরা বলেছিলাম যে নীতিগতভাবে এটি সম্ভব এবং অনুমোদিত) তাহলে এমন কিছু প্রদর্শিত হয় যা একটি ত্রুটি বার্তার মতো দেখায়, কিন্তু বাস্তবে প্রোগ্রামটি আপনাকে কেবল কিছু টিপস এবং বিকল্প সরবরাহ করে। ক্লিক করুন ঠিক আছে. আপনি যদি কক্ষগুলিতে একটি টেবিল বিন্যাস যোগ করে থাকেন, তাহলে Excel জানেন যে আপনি এটি থেকে কী আশা করেন এবং এই বার্তাটি প্রদর্শিত হয় না। এখন একটি ছোট মেনু প্রদর্শিত হবে এবং আপনি দেখতে পাবেন যে সেই মেনুর ইনপুট ক্ষেত্রগুলি আপনার টেবিলের জন্য তৈরি করা শিরোনামের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। আপনি যদি শিরোনামে একটি টাইপো করে থাকেন তবে চিন্তা করবেন না: আপনি সহজেই এটি সামঞ্জস্য করতে পারেন, তারপরে আপনার পরিবর্তনটি আপনার ফর্মে অবিলম্বে প্রয়োগ করা হবে।
টিপ 06: ফর্মটি পূরণ করুন
আপনি এখন কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে লক্ষ্য করবেন কেন একটি ফর্ম ব্যবহার করে একটি এক্সেল নথি পূরণ করা এত বেশি সুবিধাজনক। আপনি যে শিরোনামগুলি লিখেছেন তার পাশে, আপনি উইন্ডোতে একটি ইনপুট ক্ষেত্র দেখতে পাবেন। আপনি সেখানে প্রকৃত তথ্য প্রবেশ করতে পারেন. আপনি যখন একটি ক্ষেত্রে থাকবেন এবং পছন্দসই মান টাইপ করেছেন, তখন দ্রুত পরবর্তী ক্ষেত্রে যেতে ট্যাব কী টিপুন। আপনি যখন এন্টার কী টিপুন, তখন বিষয়বস্তুটি আসলে ফর্মে যোগ করা হয়। এইভাবে আপনি ভুল কক্ষটি ওভাররাইট করার বিষয়ে চিন্তা না করেই আপনার ডেটা সত্যিই দ্রুত প্রবেশ করতে পারেন। আপনি যদি ক্ষেত্রগুলির মধ্যে আরও দ্রুত নেভিগেট করতে চান (উদাহরণস্বরূপ যদি আপনি অগত্যা সমস্ত ক্ষেত্র পূরণ করতে না চান), আপনি Alt কী ব্যবহার করেও লাফ দিতে পারেন। আপনার শিরোনামগুলির নীচে আপনি নির্দিষ্ট অক্ষরের অধীনে ড্যাশ দেখতে পাবেন: যখন আপনি সেই অক্ষরটি Alt কী-এর সাথে টিপবেন, তখন আপনার কার্সার সরাসরি সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে চলে যাবে।
এমনকি আপনি ভুল ইনপুটের জন্য ত্রুটি বার্তা তৈরি করতে পারেন টিপ 07: ডেটা খুঁজুন
প্রতিবার আপনি এন্টার টিপুন, ক্ষেত্রগুলিতে আপনার প্রবেশ করা ডেটা আপনার এক্সেল শীটে যোগ করা হবে। যাইহোক, ফর্ম উইন্ডোটি শুধুমাত্র ডেটা প্রবেশের জন্য উপযোগী নয়, আপনি এটি দিয়ে সহজেই আপনার ডেটা অনুসন্ধান করতে পারেন। আপনি যখন ফর্ম উইন্ডোতে ক্লিক করুন পূর্ববর্তী খুঁজুন বা পরবর্তী খুঁজে, তারপর আপনি সহজেই আপনার এক্সেল ডকুমেন্টের মানগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করতে পারেন। যাইহোক, আপনি যদি নির্দিষ্ট মানগুলির একটি সেট খুঁজছেন, বোতামটি ক্লিক করুন নির্ণায়ক এবং আপনি যে মানদণ্ডটি অনুসন্ধান করতে চান তা কেবল লিখুন (উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্দিষ্ট জন্ম তারিখ সহ সমস্ত লাইন)। আপনি এখন যখন পূর্ববর্তী খুঁজুন বা পরবর্তী খুঁজে ক্লিক করুন, শুধুমাত্র মানগুলি যা আপনার প্রবেশ করানো মানদণ্ডের সাথে মেলে তা প্রদর্শিত হবে। আপনার যা সচেতন হওয়া উচিত তা হল যে আপনি যে ডেটা দেখছেন তা খুব সহজেই পরিবর্তন করা যেতে পারে। ধরুন আপনি একটি এন্ট্রি পেয়েছেন, এবং আপনি এটির উপরে অন্য কিছু টাইপ করেছেন, আপনি এন্টার চাপার সাথে সাথে এই পাঠ্যটি আপনার এক্সেল শীটে প্রতিস্থাপিত হবে। তাই একটু সাবধান। এছাড়াও আপনি কেবল ক্লিক করে ডেটা মুছে ফেলতে পারেন অপসারণ আপনি যখন একটি নির্দিষ্ট এন্ট্রি খুঁজে পেয়েছেন তখন ক্লিক করুন।
টিপ 08: তারিখ সীমাবদ্ধ করুন
ধরা যাক আপনি সেই 200টি ফর্ম পূরণ করছেন, এবং আপনি বুঝতে পারছেন যে একটি নির্দিষ্ট তারিখের সীমা আছে যেখানে ক্লাস/ক্রিয়াকলাপ শুরু করা যাবে না। এখন যদি আপনি মনে করেন: আমি এটি মনে রাখব, আমি নিশ্চিত করব যে শুরুর তারিখটি সেই সীমার মধ্যে নয়, তাহলে আপনি প্রায়শই হতাশ হবেন: বেশিরভাগ লোকেরা তাদের নিজস্ব স্মৃতি এবং মনোযোগকে অত্যধিক মূল্যায়ন করার ক্ষেত্রে তারকা। এক্সেলকে নির্দেশ দেওয়া অনেক বেশি সুবিধাজনক যে একটি নির্দিষ্ট তারিখের সীমা অনুমোদিত নয়! আপনি ডেটা যাচাইকরণ ব্যবহার করে এটি করেন। অনুগ্রহ করে ফর্মটি বন্ধ করুন এবং সম্পূর্ণ কলামটি নির্বাচন করুন৷ শুরুর আকাঙ্ক্ষিত তারিখঃ. এখন ধরুন 1 মার্চ 2019 থেকে 16 মার্চ 2019 এর মধ্যে শুরু করা সম্ভব নয়। এখন রিবনে ক্লিক করুন তথ্য কাপ এ ডেটা টুলস চালু তথ্য বৈধতা. পপ-আপ উইন্ডোতে, নীচের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন অনুমতি দিতে চালু তারিখ. অধীনে নির্বাচন করুন দেওয়া সামনে এর মধ্যে নয় এবং তারপর 1-3-2019-এ পূরণ করুন শুরু তারিখ এবং 16-3-2019 এ শেষ তারিখ. তারপর ট্যাবে ক্লিক করুন (এখনও পপ-আপের মধ্যে) ভুল বার্তা এবং নীচে পূরণ করুন ভুল বার্তা কেন এই তারিখটি অনুমোদিত নয়, উদাহরণস্বরূপ: "তারিখ অনুমোদিত নয়, ছুটিতে প্রশিক্ষক"৷ আপনি এখন 'নিষিদ্ধ' পরিসরে একটি তারিখ প্রবেশ করার চেষ্টা করলে, আপনি প্রবেশ করা ত্রুটি বার্তাটি পাবেন।
টিপ 09: প্রিফিল
আমরা এখানে উল্লেখ করা উদাহরণে, সমস্ত ক্ষেত্র ফর্ম ব্যবহার করে পূরণ করা হয়। কিন্তু এটাও সম্ভব যে আপনি একটি নির্দিষ্ট কলামের জন্য একটি ডিফল্ট মান লিখতে চান। উদাহরণস্বরূপ: কাঙ্ক্ষিত শুরুর তারিখটি সর্বদা 1 মে, 2019 হতে হবে। ধরা যাক একটি খালি এক্সেল শীট যেখানে কেবলমাত্র টেবিলের শিরোনামগুলি পূরণ করা হয়েছে। (আমাদের ক্ষেত্রে) সেল F2-এ (অর্থাৎ নীচে শুরুর আকাঙ্ক্ষিত তারিখঃ) আমরা সূত্র বারে নিম্নলিখিত সূত্র লিখি: =IF(A2"";"5/1/2019";""). প্রকৃতপক্ষে, এটি এখানে বলে: A2 কক্ষে কিছু প্রবেশ করা মাত্রই, এই সূত্রটি (F2) ধারণকারী ঘরে 1-5-2019 মান রাখুন। এখন ঘরটিতে ক্লিক করুন, এবং নীচের ডানদিকের ছোট সবুজ বর্গক্ষেত্রটিকে বেশ খানিকটা নিচে টেনে আনুন (একই কলামের মধ্যে), এই কলামের বাকি কক্ষগুলিতেও সূত্রটি প্রয়োগ করতে। আপনি যখন আপনার ফর্মে ডেটা প্রবেশ করেন, তখন আপনি দেখতে পাবেন যে ক্ষেত্রটি শুরুর আকাঙ্ক্ষিত তারিখঃ আর পূরণ করা যাবে না। তাই ডিফল্ট হল 1-5-2019।
টিপ 10: শর্তাধীন ডেটা
আমরা টিপ 9 এ যে কৌশলটি টানা তা সম্পর্কে আকর্ষণীয় হল যে আপনি শর্তসাপেক্ষ ডেটা ব্যবহার করতেও এটি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন 1995 সালের আগে জন্ম নেওয়া নতুন সদস্যরা একটি নির্দিষ্ট গ্রুপে যোগদান করেন যার শুরুর তারিখ 1 মে, কিন্তু 1995 সালে বা তার পরে জন্মগ্রহণকারী সদস্যরা একটি গ্রুপে যোগ দেন যার শুরুর তারিখ 1 জুন। আমাদের জন্য জিনিসগুলিকে সহজ করার জন্য, আমরা জন্মের ক্ষেত্রের তারিখকে জন্মের বছরে পরিবর্তন করব (এটি সম্পূর্ণ তারিখ থেকেও এক্সট্রাপোলেট করা যেতে পারে, তবে এটি আরও জটিল)। এই কলামের সেল বৈশিষ্ট্যগুলি সামঞ্জস্য করুন এবং নির্বাচন করুন সংখ্যা তারিখের পরিবর্তে।
সেল F2 (কাঙ্খিত শুরুর তারিখ) এ আমরা এখন নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখি =IF(C2>1994;"6/1/2019";"5/1/2019"). আবার সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে: এখানে বলা হয়েছে যে যদি C2 (জন্মের বছর) 1994 এর চেয়ে বেশি (তাই 1995 এবং তার বেশি) একটি বছর থাকে তবে 1 জুন তারিখটি F2 তে দেখাতে হবে এবং অন্য সব ক্ষেত্রে 1 জুন অবশ্যই দেখাতে হবে .. এই ভাবে আপনি সত্যিই নিজেকে অনেক কাজ সংরক্ষণ করতে পারেন.
