ইমেল, ক্যালেন্ডার এবং পরিচিতিগুলির ট্র্যাক রাখা অনেক মূল্যবান কাজের সময় নিতে পারে। যাইহোক, আউটলুকে আপনার কাজের গতি বাড়ায় এমন যেকোন কিছু নাটকীয়ভাবে আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারে। এই 10 টি টিপস আপনাকে আপনার বার্তা এবং ক্যালেন্ডারগুলি দ্রুত পেতে সাহায্য করবে এবং সামগ্রিকভাবে আরও কার্যকরভাবে কাজ করবে৷
এটি হেলেন ব্র্যাডলি (@হেলেনব্র্যাডলি) দ্বারা লেখা আমাদের বোন সাইট PCWorld.com থেকে একটি শিথিলভাবে অনুবাদ করা নিবন্ধ। লেখকের মতামত অগত্যা ComputerTotaal.nl এর সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয় এবং উল্লিখিত শর্তাবলী এবং সেটিংস ডাচ সফ্টওয়্যারে বিভিন্ন নাম থাকতে পারে।
1. আপনার ইনবক্স আপনার উপায় দেখুন
আপনি যখন প্রথম আপনার ইনবক্স খুলবেন, আপনি একটি ডিফল্ট ভিউ দেখতে পাবেন। কিন্তু এটা যে মত দেখতে হবে না. রিবন টুলবারে ভিউ ট্যাবে ক্লিক করুন এবং চেঞ্জ ভিউ নির্বাচন করুন। আপনি শুধুমাত্র সাম্প্রতিক ইমেলগুলি প্রদর্শন সহ বিভিন্ন সেটিংস থেকে চয়ন করতে পারেন৷
ভিউ ট্যাবে, আপনি বার্তা পূর্বরূপ নির্বাচন করতে পারেন এবং সেগুলি অক্ষম করতে পারেন৷ অথবা শিরোনামের নীচে বার্তা পাঠ্যের সেই সংখ্যক লাইন দেখানোর জন্য 1 , 2 , বা 3 নির্বাচন করুন৷ আপনি প্রতি ফোল্ডার বা সমস্ত ফোল্ডারের জন্য এটি কনফিগার করতে পারেন।
একটি ভিউ কাস্টমাইজ করতে ভিউ সেটিংসে ক্লিক করুন, যেমন কলাম যোগ করা বা অর্ডার পুনর্বিন্যাস করা। বিন্যাস বিকল্পগুলি আপনাকে তারিখ, বিষয় ইত্যাদি অনুসারে ইমেলগুলি বাছাই করতে দেয়৷ লেআউট বিকল্পগুলি আপনাকে ফোল্ডার ফলক এবং পড়ার ফলক কাস্টমাইজ করতে দেয়।
যদি সবকিছু আপনার পছন্দের হয়, তবে পরিবর্তন দেখুন > বর্তমান দৃশ্যকে একটি নতুন দৃশ্য হিসাবে সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন। নতুন ভিউয়ের জন্য একটি নাম লিখুন এবং এটি কোন ফোল্ডারগুলির জন্য এবং কার দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে তা নির্দেশ করুন৷ আপনি এখন পরিবর্তন দৃশ্যে ক্লিক করে এবং তারপরে আপনার সংরক্ষিত দৃশ্য নির্বাচন করে এই দৃশ্যে ফিরে আসতে পারেন।
2. কোন ইমেলটিকে "পড়ুন" হিসাবে চিহ্নিত করে তা পুনরায় সংজ্ঞায়িত করুন
আউটলুকে, অপঠিত ইমেলগুলির ইতিমধ্যে পড়া বার্তাগুলির চেয়ে আলাদা রঙ রয়েছে। যাইহোক, একটি ইমেল খুব সহজেই পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করা হয় যখন আপনি এটির দিকে তাকান না, তাই আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছু উপেক্ষা করতে পারেন।
এটি এড়াতে, ফাইল > বিকল্প > মেল নির্বাচন করুন এবং রিডিং প্যান বোতামে ক্লিক করুন। "পঠন ফলকে দেখা হলে আইটেমগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন" এর পাশের বাক্সটি চেক করুন৷ আউটলুক পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করার আগে বার্তাটি পড়ার ফলকে কতক্ষণ থাকা উচিত তা চয়ন করুন৷
3. পোস্ট প্রদর্শনের জন্য আপনার নিজস্ব নিয়ম লিখুন
আউটলুক 2013 এর পঠিত বার্তাগুলি নির্দেশ করার একটি নতুন উপায় রয়েছে। আপনার ইনবক্সে বার্তার বাম দিকে একটি নীল বার রয়েছে এবং হেডারটিও নীল৷ যাইহোক, আপনি রঙ এবং ফন্ট উভয় পরিবর্তন করতে পারেন. আপনি এমনকি আপনার নিজের নিয়ম লিখতে পারেন এবং আপনার পছন্দের রঙ দিয়ে আপনার ইমেলগুলিকে রঙিন করতে পারেন।
কে পাঠিয়েছে তার উপর ভিত্তি করে আপনি ই-মেলগুলিকে রঙ করতে পারেন, অথবা ভিউ > ভিউ সেটিংস > কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর মাধ্যমে বিষয় লাইনের শব্দগুলি। এছাড়াও আপনি Add এ ক্লিক করে একটি নতুন নিয়ম যোগ করতে পারেন। একটি নতুন নাম টাইপ করুন এবং ইমেল হেডারের জন্য একটি ফন্ট এবং রঙ চয়ন করতে ফন্টে ক্লিক করুন৷ অবশেষে, সংশ্লিষ্ট নিয়ম তৈরি করতে শর্ত বোতামে ক্লিক করুন।
4. টু-ডু বারটি পুনরুদ্ধার করুন
আউটলুক 2013-এ, টু-ডু বারটি ডিফল্টরূপে অক্ষম থাকে, তবে আপনি সহজেই এটি ফিরে পেতে পারেন। ভিউ ট্যাবে ক্লিক করুন, টু-ডু বার নির্বাচন করুন এবং বারে কোন আইটেমগুলি উপস্থিত হবে তা চয়ন করুন। আপনি সেগুলিকে যে ক্রমানুসারে নির্বাচন করেন সে অনুসারে সেগুলি উপস্থিত হয়৷
যাইহোক, টু-ডু বারটি আউটলুকের পূর্ববর্তী সংস্করণগুলির মতো কাজ করে না। এটি যতই প্রশস্ত হোক, আপনি শুধুমাত্র একটি ক্যালেন্ডার মাস দেখতে পারবেন। এবং যদি আপনার আজকের অ্যাপয়েন্টমেন্ট না থাকে তবে আপনি আগামীকাল করেন, আপনি আজ সেগুলি দেখতে পাবেন না।
5. আপনার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সংযোগ করুন৷
আপনি যখন আপনার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টের সাথে Outlook লিঙ্ক করেন, তখন মানুষ মডিউল আপনার পরিচিতি এবং তাদের কার্যকলাপ সম্পর্কে ডেটা প্রদর্শন করতে পারে। এটি করতে, ফাইল > তথ্য > অ্যাকাউন্ট সেটিংস > সামাজিক নেটওয়ার্ক অ্যাকাউন্টগুলিতে যান। একটি পরিষেবা নির্বাচন করুন, সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টের তথ্য লিখুন এবং আপনার অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার জন্য Outlook-কে অনুমতি দিন।
পরবর্তী পৃষ্ঠায় Microsoft Outlook 2013 এর জন্য আরও টিপস পড়ুন...
