মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে আপনি একটি মেলিং তালিকা তৈরি করতে পারেন, একটি অ্যাকাউন্টিং রাখতে পারেন এবং অবশ্যই অন্যান্য সমস্ত ধরণের গণনা করতে পারেন। এক্সেলের মৌলিক বিষয়গুলো মোটেও জটিল নয়। এক্সেলের জন্য এই দশটি সহজ টিপস দিয়ে আপনি ক্লাসিক প্রোগ্রামটি আরও সুবিধাজনকভাবে এবং দ্রুত ব্যবহার করতে পারেন।
টিপ 01: সব নির্বাচন করুন
আমরা একটি মোটামুটি সহজ কৌতুক দিয়ে শুরু করব, কিন্তু একটি খুব দরকারী। আপনি একটি স্প্রেডশীটে সবকিছু নির্বাচন করতে চাইলে, আপনি Ctrl+A কী সমন্বয় ব্যবহার করতে পারেন। সেই কী সমন্বয়ের সমস্যা হল যে এটি সর্বদা Excel এ আপনার ওয়ার্কশীট থেকে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করে না। যদি আপনার স্প্রেডশীটে একটি খালি কলাম অনুসরণ করে ডেটার একটি সিরিজ থাকে এবং আপনি Ctrl+A চাপেন, তবে প্রায়শই শুধুমাত্র মাউস পয়েন্টারটি থাকা ডেটা সহ ব্লকটি নির্বাচন করা হয়। আবার Ctrl+A চাপুন এবং আপনার কাছে সমস্ত ডেটা থাকবে। এবং যদি আপনি একটু আনাড়ি হন (এবং আমাদের এটির অভিজ্ঞতা আছে) এবং আপনি যদি A-কে অনেকবার চাপ দেন (বা দুর্ঘটনাক্রমে অন্য কী টিপুন), তাহলে সবকিছু সেই অক্ষর A দ্বারা প্রতিস্থাপিত হবে। সৌভাগ্যবশত, এটি দিয়ে পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে ফাংশন পূর্বাবস্থায় ফেরান. এটি কি এখন প্রায়ই আপনার সাথে ঘটে এবং আপনার ওয়ার্কশীট থেকে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করার জন্য অন্য উপায় পেতে চান? তারপর 1 সারির উপরের ছেদটির উপরে বামদিকে এবং ত্রিভুজের A ঘরের বামদিকে ক্লিক করুন এবং সবকিছু নির্বাচন করা হয়েছে।
টিপ 02: একাধিক সারি যোগ করুন
Excel এ একটি সারি বা কলাম যোগ করা মোটামুটি সহজ। আপনি শিরোনামের অধীনে রিবনে হোম ট্যাবে করতে পারেন কোষ ক্লিক করুন ঢোকান, এবং এটি চয়ন করুন পাতার সারি বা পাতার কলাম. আরেকটি বিকল্প হল একটি ঘরে ডান ক্লিক করুন এবং তারপর নির্বাচন করুন ঢোকান / পুরো সারি বা পুরো কলাম. আপনি যদি একটি সারি চয়ন করেন, এটি আপনার মাউস পয়েন্টার অবস্থিত যেখানে সারির উপরে সন্নিবেশ করা হবে, যদি আপনি একটি কলাম চয়ন করেন তবে এটি আপনার মাউস পয়েন্টার অবস্থিত কলামের বাম দিকে যোগ করা হবে। আপনি কি শুধু একটি সারি সন্নিবেশ করতে চান না, কিন্তু প্রায় বিশটি? তাহলে এটা অবশ্যই কষ্টকর। সৌভাগ্যবশত, মাইক্রোসফট এই চিন্তা করেছে. ধরা যাক আপনি বিশটি সারি যোগ করতে চান, তারপরে বাম দিকে একটি সারি নম্বরে ক্লিক করুন এবং আপনার বিশটি সারি নির্বাচন না করা পর্যন্ত মাউসকে নীচে টেনে আনুন। এই নির্বাচনের উপর ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন ঢোকান. Excel এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে বুঝতে পারে যে আপনি সারি যোগ করতে চান, এবং ঠিক যতগুলো সারি আপনি নির্বাচন করেছেন ঠিক ততগুলো যোগ করে। অবশ্যই এটি কলামগুলির সাথেও সেইভাবে কাজ করে।
এক্সেল সহজেই ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে বিভিন্ন ফরম্যাট সারিবদ্ধ করতে পারে টিপ 03: ফ্ল্যাশ ফিল
ধরুন আপনার কাছে নাম এবং ঠিকানা পূর্ণ একটি নথি আছে, কিন্তু প্রতিটি মান সম্পূর্ণ ভিন্নভাবে লেখা আছে। একটি নামের একটি বড় অক্ষর আছে, অন্যটি নেই। একটি জিপ কোডে সংখ্যা এবং অক্ষরের মধ্যে একটি স্পেস আছে, কিন্তু অন্যটিতে সবকিছু একসাথে আঠালো আছে। আপনি অবশ্যই সবকিছু যেমন আছে তেমন ছেড়ে দিতে বা ম্যানুয়ালি সবকিছু সামঞ্জস্য করতে বেছে নিতে পারেন। কিন্তু আমরা যদি আপনাকে বলি যে এটি আরও সহজ হতে পারে? ফ্ল্যাশ ফিল ফাংশন দিয়ে এক্সেল সহজেই আপনার জন্য অনেক কিছু সংশোধন করতে পারে। এখন প্রথম নামের সারিগুলি বিবেচনা করুন, অনুমান করুন যে প্রথম এবং শেষ নামগুলি একটি পৃথক কলামে রয়েছে। প্রথম নাম সহ সম্পূর্ণ কলাম নির্বাচন করুন, এক্সেলে একটি নতুন ওয়ার্কশীট তৈরি করুন এবং এই কলামটি সেই ওয়ার্কশীটে পেস্ট করুন। এখন প্রথম তিনটি নামের পাশের কলামে টাইপ করুন যেভাবে লিখতে হবে (অর্থাৎ বড় অক্ষর দিয়ে)। আপনি টাইপ করার সাথে সাথে, এক্সেল ইতিমধ্যেই নির্দেশ করে যে এটি বাকি কলাম সংশোধন করতে পারে। যদি আপনি এই প্রিভিউ চলাকালীন এন্টার টিপুন, তাহলে তা অবিলম্বে সম্পূর্ণ কলামে কার্যকর করা হবে। আপনি যদি পরে নিজে কাজটি শুরু করতে চান, তাহলে আপনি Ctrl+E দিয়ে তা করতে পারেন।
ক্যালকুলেটর
যদিও এক্সেল জিনিসগুলি গণনা করতে খুব ভাল, তবে এটি কখনও কখনও উইন্ডোজ ক্যালকুলেটরে কিছু গণনা করা দ্রুত এবং আরও আনন্দদায়ক হতে পারে (এবং তারপর এক্সেলের মধ্যে সেই মান সহ কিছু করুন)। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ভুলবশত আপনার বর্তমান ওয়ার্কশীট পরিবর্তন করতে না চান। কিছু কীবোর্ডে একটি হটকি থাকে যা উইন্ডোজ ক্যালকুলেটরকে কল করে, তবে এটি সমস্ত কীবোর্ডের জন্য সত্য নয়। আপনি কি জানেন যে আপনি এক্সেলের মধ্যে ক্যালকুলেটরে সহজেই একটি শর্টকাট যোগ করতে পারেন? এটি করার জন্য, উপরের দিকে Save, Undo এবং Redo আইকনের পাশের নিচের তীরটিতে ক্লিক করুন, তারপর আরও অ্যাসাইনমেন্ট মেনুতে যা প্রসারিত হয়। এখন বিকল্পটি নির্বাচন করুন ক্যালকুলেটর বাম ফলকে (যদি আপনি এটি দেখতে না পান তবে প্রথমে শীর্ষে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে বেছে নিন সমস্ত অ্যাসাইনমেন্ট) এবং ডান ফলকে এটি যোগ করুন। ক্যালকুলেটরটি এখন কুইক লঞ্চ টুলবারে একটি আইকন হিসেবে যোগ করা হয়েছে। এটি অবশ্যই শুধুমাত্র ক্যালকুলেটরের জন্য সংরক্ষিত নয়, নীতিগতভাবে আপনি এখানে এক্সেলের মধ্যে বিদ্যমান সমস্ত ফাংশন যোগ করতে পারেন।
টিপ 04: সারি/কলাম ফ্রিজ করুন
আপনি যখন Excel এ অল্প পরিমাণ ডেটা নিয়ে কাজ করছেন, তখন আপনি কোন কলাম বা সারিতে কাজ করছেন তা দেখা খুব সহজ। সাধারণত আপনার একটি ওয়ার্কশীটের উপরের এবং বাম দিকের কক্ষে থাকে যে ডেটা সেই সারি/কলামে থাকে। কিন্তু যখন এত বেশি ডেটা থাকে যে আপনাকে এটি দেখতে স্ক্রোল করতে হবে, তখন এটি বেশ বিরক্তিকর যখন আপনি দেখতে পাচ্ছেন না কোন সারি বা কলামটি একটি নির্দিষ্ট ঘরের অন্তর্গত। আপনি একটি সারি বা কলাম পিন করে সহজেই এটি সমাধান করতে পারেন। আপনি যখন এটি করবেন, নথিতে স্ক্রোল করার সাথে সাথে প্রশ্নে থাকা সারি বা কলামটি সরবে না, তাই আপনি সর্বদা দেখতে পারেন যে একটি নির্দিষ্ট ঘর কিসের। ফাংশনটি খুবই সহজ, কিন্তু কখনও কখনও বিভ্রান্তির কারণ হয় কারণ কখনও কখনও অর্ধেক স্প্রেডশীট হঠাৎ ব্লক হয়ে যায়। আপনি যেখানে মাউস পয়েন্টার রাখবেন তার সাথে এর সবকিছুই আছে। প্রথম সারি এবং প্রথম কলাম ফ্রিজ করতে, সেল B2 এ ক্লিক করুন। এখন আপনি যখন রিবনে ক্লিক করবেন ছবি এবং তারপর ব্লক/ব্লক শিরোনাম, তাহলে সারি 2 এর উপরের সবকিছু এবং সেল B এর বাম দিকের সবকিছু (অর্থাৎ এই ক্ষেত্রে সারি 1 এবং কলাম A) লক হয়ে যাবে। আপনি এর মাধ্যমে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে পারেন ব্লক/আনলক শিরোনাম.
টিপ 05: অতি দ্রুত যোগ করুন
আপনি Excel দিয়ে সবচেয়ে জটিল গণনা করতে পারেন, কিন্তু কখনও কখনও আপনি শুধু জানতে চান আপনার স্প্রেডশীটে থাকা কয়েকটি মানের সমষ্টি কী। তাত্ত্বিকভাবে, অবশ্যই, আপনি এটির জন্য সুন্দরভাবে একটি সূত্র তৈরি করতে পারেন, কিন্তু যেহেতু এটি একটি সাধারণভাবে ব্যবহৃত ফাংশন, এক্সেল এটিকে অনেক সহজ করে তুলেছে। আপনার স্প্রেডশীটে মানগুলির একটি পরিসর যুক্ত করার জন্য, আপনাকে যা করতে হবে তা হল নীচের কক্ষে ক্লিক করুন বা আপনি যে মানগুলি একসাথে যুক্ত করতে চান তার পাশে ক্লিক করুন, তারপর Alt+= টিপুন। SUM ফাংশনটি এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে মানগুলির পরিসরে প্রয়োগ করা হয় এবং ফলাফলটি সক্রিয় ঘরে প্রদর্শিত হয়। আপনি যদি কীবোর্ড শর্টকাট পছন্দ না করেন তবে আপনি বোতামটি ক্লিক করতে পারেন অটোসাম ট্যাবে শুরু করুন শিরোনাম অধীনে প্রক্রিয়া করতে. আপনি যদি অটোসামের ঠিক পাশের তীরটিতে ক্লিক করেন, আপনি সেখানে অন্যান্য দ্রুত ফাংশন পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, মানগুলির একটি সিরিজের গড় গণনা করতে, বা ডেটার সিরিজে কতগুলি সংখ্যা রয়েছে তা নির্দেশ করতে (সেই মানগুলি একসাথে যোগ করার পরিবর্তে)।
আপনার কাপ খুব বেশি জায়গা নিচ্ছে? তারপর আপনি শুধু পড়ার দিক পরিবর্তন, তাই না?
